3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Документы после рассмотрения начальником Административного управления и далее руководителем Агентства возвращаются в отдел делопроизводства для отметки в СЭД и направления документов на исполнение.

3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

3.5.3. Документы с указаниями по исполнению руководителя Агентства, заместителей руководителя и начальника Административного управления (заместителя начальника) направляются головному исполнителю документа и в копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.

3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного управления в другое управление только через отдел делопроизводства с соответствующими отметками в СЭД.

Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводства" после исполнения (ознакомления) возвращаются в отдел делопроизводства.

3.5.5. Прохождение документов у заместителей руководителя Агентства

Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя Агентства, поступает заместителю руководителя в установленном порядке после регистрации в отделе делопроизводства.

Корреспонденция по мере поступления просматривается, готовится проект указаний по исполнению документа, вносимого в СЭД в установленном порядке. Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляется в установленном порядке.

После рассмотрения документы с указаниями по исполнению документа заместителя руководителя передаются в отдел делопроизводства для направления в соответствующие управления.

Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя в установленном порядке.

Подписанный документ передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел делопроизводства. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для отдела делопроизводства, другая копия - для управления - исполнителя документа).

3.5.6. Прохождение документов в управлениях

Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в управление, получается в отделе делопроизводства работником, ответственным за делопроизводство в управлении.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.

На всех документах, адресованных управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в СЭД.

Документы, прошедшие регистрацию в отделе делопроизводства и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом отдела делопроизводства. В управлении эти документы не регистрируются.

Учет движения документов, поступивших непосредственно в управление, и документов, поступивших из отдела делопроизводства, ведется раздельно.

После рассмотрения документов начальником управления работник, ответственный за делопроизводство в управлении, вносит указания по исполнению документа в СЭД, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел управления (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.

Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри управления осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в управлении, с отметкой в СЭД.

Подписанные руководством управления документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, для регистрации и подготовки на отправку.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из сокращенного названия управления, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: УОС-15/697.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, обязан вести количественный учет корреспонденции, ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в отдел делопроизводства сведения о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью руководства управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном управлении.

3.5.7. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.

Начальник управления, указанный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляются копии документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Управления - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов и Минтранса России с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации, указаний Минтранса России;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Агентства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения по выполнению указаний по исполнению документа руководителя Агентства и заместителей руководителя к неправительственным документам управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;

заместителем руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административное управление проекта документа на подпись руководителю Агентства с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Административного управления по факту утери оригинала документов, подписанная начальником управления-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем для снятия с контроля.

Правительственные документы и документы Минтранса России с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в отдел делопроизводства для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в СЭД.