5. Особенности работы с электронными документами

5.1. В Агентстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, и хранящихся в СЭД.

Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Агентства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).

5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Агентства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Агентстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

5.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется руководителем Агентства на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

5.6. Прием и регистрация входящих документов, адресованных руководителю, заместителям руководителя, Агентству, регистрация и отправка электронных документов, подписанных руководителем, заместителями руководителя Агентства, осуществляется отделом делопроизводства Административного управления.

5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства осуществляет проверку электронной подписи.

5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Агентства, направлении электронных документов в управление исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, заносятся в СЭД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.

5.10. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Агентством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота, утвержденного ФСО России.

Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Агентства или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.

Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

5.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.

5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Агентстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.15. Место хранения электронных документов до передачи их в архив Агентства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.17. Поступившие из департаментов в архив Агентства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

5.18. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие требованиям безопасности информации.