3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя, передаются на регистрацию в отдел делопроизводства (документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в управлениях и передаются на отправку в экспедицию).

3.7.2. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Агентства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Агентства или заместителем руководителя, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АД-15/836.

3.7.5. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в отделе делопроизводства при наличии визы начальника Административного управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя Агентства.

Экземпляры документов с визами остаются в отделе делопроизводства для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается управлению - исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в отдел делопроизводства (если исполненный документ находился на контроле).