6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Россвязи дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения могут храниться по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Россвязи. В случае необходимости документы со сроком хранения до 10 лет могут также сдаваться в архив Россвязи (в течение следующего года после их завершения).

6.3.2. Передача дел из одного структурного подразделения в другое осуществляется по актам приема-передачи дел.

6.3.3. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений производится с разрешения начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления под расписку в журнале выдачи дел. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Россвязи, при необходимости - после согласования с ответственным сотрудником юридического отдела Административно-правового управления по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Россвязи, при необходимости - после согласования с ответственным сотрудником юридического отдела Административно-правового управления, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.