7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Россвязи передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Россвязи, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Россвязи и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.2. Передача дел в архив Россвязи осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений Россвязи и утвержденному начальником Административно-правового управления Россвязи.

7.2.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Россвязи лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Россвязи. Все выявленные при проверке недостатки работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.4. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Россвязи, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Россвязи лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Россвязи независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

12 декабря 2008 года