2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.3.1. При подготовке документов их реквизиты оформляются с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.3.2. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (часть I), ст. 2696). Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте на геральдическом щите.

2.3.3. Наименование Россвязи.

Наименование Россвязи, воспроизводимое на бланках, должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве связи, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320.

Сокращенное наименование Россвязи помещают в скобках ниже полного наименования.

Над наименованием Россвязи указывается полное наименование Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

2.3.4. Справочные данные о Россвязи.

Справочные данные о Россвязи включают почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.3.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Россвязью, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

2.3.6. Дата документа.

Датой документа является:

дата подписания документа - для распорядительных документов и писем;

дата зафиксированного в документе события - для протоколов, актов;

дата утверждения - для регламентов, планов, инструкций, положений, отчетов.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или регистрирующим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2005). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 14 марта 2005 г.).

2.3.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими государственными органами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.9. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

2.3.10. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресование оформляется в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков бланка - уголков.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы проставляются перед фамилией.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность указывается в дательном падеже, а название организации - в родительном.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании в два адреса адресаты отделяются друг от друга 2-мя межстрочными интервалами. Слово "Копия" перед вторым адресатом не указывается.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Допускается центрировать все строчки реквизитов "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Буква "г." (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано слово "город" ("бург"), например: Зеленоград, Звенигород, Красногорск, Санкт-Петербург. Москва в соответствии с ее уставом обозначается без буквы "г.".

Документ не должен содержать более четырех адресов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для каждого из адресатов) и 1 визовой экземпляр с перечислением всех адресатов.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, в котором перечисляются организации-адресаты. Список рассылки составляется в структурном подразделении Россвязи - исполнителе документа, подписывается начальником этого структурного подразделения Россвязи.

2.3.11. Утверждение документа.

Утверждение документов производится проставлением грифа или изданием приказа.

Приказ издается в том случае, когда введение в действие утверждаемого документа требует дополнительных действий: установление срока введения в действие документа, определение исполнителей, ответственных за выполнение отдельных заданий, и т.п.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

2.3.12. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

"чего?" ("кого?"), например:

2.3.14. Отметка о контроле.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа проставляется штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Контроль осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Если документ ставится на контроль начальником какого-либо управления Россвязи, на документе также проставляется штамп "Контроль". Контроль осуществляется непосредственно в управлении.

2.3.15. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах Россвязи, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Россвязь не возражает").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.3.16. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

2.3.17. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Россвязи или в его отсутствие лицом, его замещающим.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Россвязи, его заместителями или начальниками управлений аппарата Россвязи в соответствии с распределением обязанностей.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.

Например:

2.3.18. Согласование проекта документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали участие несколько структурных подразделений Россвязи, должны быть завизированы начальниками этих подразделений.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

При внутреннем согласовании виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа или информационного письма, докладной записки. На остальных документах визы проставляются на втором экземпляре.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Замечания докладываются должностному лицу Россвязи, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Россвязи;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документах;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.3.19. Оттиск печати.

Россвязь имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати в соответствии с Положением о Федеральном агентстве связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.3.20. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Россвязи.

2.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:

Г.В. Андреева 771-86-08

На документе, подготовленном по поручению руководителя Россвязи группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.23. Отметка о поступлении документа.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК). На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма полученного документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное наименование Федерального агентства связи, количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.