3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые Россвязью, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.

3.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

3.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.

3.4.4. Документы, подписанные руководителем Россвязи, заместителями руководителя, руководством управлений, регистрируются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Исходящие документы регистрируются в день подписания или не позднее следующего рабочего дня.

3.4.5. Документы, подписанные руководителем Россвязи или заместителями руководителя, представляются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр отправляется адресату, второй - подшивается в соответствующее дело в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, третий - возвращается исполнителю.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Россвязи, представляются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр направляется адресату, второй - передается исполнителю.

3.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.

РКК на исходящие документы создаются в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство в управлении.

3.4.7. Работники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

3.4.8. Отправка документов за подписью руководителя, заместителей руководителя и руководства структурных подразделений осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

При самостоятельной доставке исполнителями документов за подписью руководителя Россвязи или заместителей руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе документооборота и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, проставляется отметка:

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы за подписью руководства структурных подразделений, подлежащие отправке почтовой связью, передаются в отдел документооборота и работы с обращениями граждан Административно-правового управления вместе с надписанными конвертами.

3.4.9. Средствами почтовой связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления по мере накопления (не реже двух раз в день).

3.4.10. Документы на отправку в почтовое отделение передаются полностью оформленными и запечатанными в конверты.

С уведомлением отправляются письма о расторжении договоров, уведомления и извещения об уплате государственной пошлины, документы, адресованные участникам проводимых Россвязью конкурсов, документы, направляемые в суды или в связи с рассмотрением дел в суде.

Остальная корреспонденция отправляется заказными письмами.

Реестры на отправление корреспонденции составляются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.4.11. Фельдъегерской связью и средствами специальной связи документы отправляются по указанию руководителя Россвязи, заместителей руководителя и начальника Административно-правового управления в соответствии с договорами, заключенными между Россвязью и Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации и федеральным государственным унитарным предприятием "Главный центр специальной связи".

3.4.12. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм, электронных сообщений.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715), а также в соответствии с заключенным между Россвязью и оператором связи договором.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю Россвязи, его заместителям и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) начальникам управлений.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителем Россвязи.

Телеграмма печатается в трех экземплярах и передается в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления для регистрации в РКК и отправки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.

3.4.13. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.4.14. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи документов и служебных материалов от структурных подразделений Россвязи организациям и устанавливаются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и секретариатах структурных подразделений Россвязи.

3.4.15. Выдача документов на руки представителям физических или юридических лиц допускается только при наличии доверенности, оформленной надлежащим образом, под роспись на копии документа, с указанием даты его получения.