6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Россвязи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Россвязи, Положением о Федеральном агентстве связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Россвязи, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Россвязи составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел (Приложение N 13).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и архивом Россвязи, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи архива Россвязи.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Россвязи согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Россвязи, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Россвязи.

Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Россвязи.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Второй экземпляр используется в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в качестве рабочего.

Третий экземпляр используется в архиве Россвязи.

Четвертый экземпляр направляется в Государственный архив Российской Федерации.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Россвязи.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Россвязи являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Россвязи.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Россвязи.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Россвязи буквенно-цифрового обозначения управления, цифрового обозначения отдела внутри управления, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Россвязи. Индекс дела обозначается заглавными буквами русского алфавита и арабскими цифрами.

Например: П30-1-05, где П30-1 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы к протоколам заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума (проекты распоряжений, концепций, письма).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с органами исполнительной власти Республики Адыгея по основным вопросам деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Федеральным агентством по образованию по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с филиалами Федерального государственного унитарного предприятия "Почта России" по Приволжскому федеральному округу.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с Управлением федеральной почтовой связи г. Санкт-Петербурга о режиме работы отделений связи.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Планы деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, находящихся в ведении Россвязи (годовые).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 могут:

указываться названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

проставляться отметки:

о заведении дел;

о переходящих делах;

о выделении дел к уничтожению;

о лицах, ответственных за формирование дел;

о передаче дел в архив и др.

6.1.14. Если в течение года в Россвязи возникают новые документированные участки работы, то непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве дел с учетом всех томов.