4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации в канцелярии подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые в Россвязи (внутренние и отправляемые).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз:

поступающие - в день поступления;

создаваемые - в день подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия, вида документа, автора и содержания.

Отдельно регистрируются:

поступающие документы (входящие письма);

отправляемые документы (исходящие письма);

внутренние документы (докладные записки);

протоколы;

организационно-распорядительные документы;

обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, организационно-распорядительных документов, протоколов производится в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Регистрация отправляемых документов, созданных в структурных подразделениях, за подписью руководства Россвязи или начальников управлений производится в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления после заведения проекта РКК в базе данных "Делопроизводство" лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении.

В структурных подразделениях Россвязи регистрируется только внутренняя переписка за подписью начальников управлений на имя руководителя Россвязи, заместителей руководителя, начальников других управлений Россвязи.

4.1.6. В Россвязи документы регистрируются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления путем заполнения электронных полей РКК в базе данных "Делопроизводство" САД.

4.1.7. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера.

4.1.8. Регистрационный номер внутреннего или исходящего документа состоит из порядкового номера, который дополняется буквенным и цифровым индексом структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире "-".

4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.