3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Россвязь на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Все входящие документы делятся на:

а) регистрируемые документы, включающие:

корреспонденцию, поступающую на имя руководителя Россвязи из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

корреспонденцию на имя руководителя Россвязи и заместителей руководителя;

корреспонденцию на имя начальников и заместителей начальников управлений Россвязи;

корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Россвязи;

б) учитываемые документы:

формы статистической отчетности;

первичные документы бухгалтерской отчетности;

в) нерегистрируемые и неучитываемые документы:

пригласительные билеты;

поздравительные письма и телеграммы;

соболезнования;

плакаты, рекламные извещения, проспекты;

печатные издания (журналы, газеты, сборники, бюллетени);

прейскуранты.

Перед вскрытием конвертов проверяется правильность их адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленные письма возвращаются в отделение связи, осуществляющее доставку корреспонденции, при нарушении целостности упаковки составляется соответствующий акт.

Все конверты с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой "лично", проверяется правильность доставки, комплектность листов документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее именуется - РКК). На полученном документе в правой нижней части оборотной стороны последней страницы документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование "Россвязь", дату, регистрационный номер и наличие приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.

После регистрации и сканирования документы немедленно передаются начальнику отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления для предварительного просмотра.

3.3.2. Документы предварительно просматриваются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, а затем направляются на рассмотрение руководству Россвязи или в структурные подразделения по назначению.

Правительственная корреспонденция, телеграммы и документы с отметкой "Срочно", "Весьма срочно" передаются немедленно.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, направляемые на рассмотрение руководителю Россвязи, передаются помощнику руководителя работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. Документы, направляемые на рассмотрение заместителям руководителя, получают в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления секретари или помощники заместителей руководителя.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, где в РКК вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение.

Резолюция руководителя или заместителя руководителя оформляется на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом "созыв". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Для исполнения поручений в сжатые сроки начальник структурного подразделения Россязи - основного исполнителя поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем руководителя Россвязи), как правило, создает рабочие группы в составе соисполнителей поручения или проводит необходимые совещания.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, соисполнителям передаются копии. При этом в РКК указывается время передачи документа исполнителю. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.

3.3.3. Прием, первичную обработку, регистрацию и распределение корреспонденции на имя начальников и заместителей начальников управлений осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Россвязи осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и после регистрации передают в секретариат руководителя Россвязи.

Документы, направляемые на рассмотрение начальникам или заместителям начальников управлений, а также документы, направляемые в структурные подразделения Россвязи, получают в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Россвязи.

Начальники и заместители начальников управлений по результатам рассмотрения документа оформляют резолюции по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись, дата, в необходимых случаях срок исполнения.

Резолюции начальников и заместителей начальников управлений оформляются на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Россвязи, обеспечивают внесение в РКК документов содержание резолюции начальника управления и заместителя начальника управления.

3.3.4. Прием, первичную обработку нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Нерегистрируемая корреспонденция передается работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления адресату.

3.3.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Россвязи и исполнение.

3.3.6. Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.7. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с грифом "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов возвращаются исполнителям для передачи по факсу;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.8. Документы в электронном виде, поступающие в Россвязь, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Россвязи, в РКК осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.