7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Россвязи на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Россвязи.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Россвязи создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Россвязи. Положение о ЦЭК Россвязи подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством и утверждается приказом Россвязи.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Россвязи непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Россвязи; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Россвязи путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Россвязи в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. По этим описям документы сдаются в архив Россвязи.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Россвязи, которую готовит архив Россвязи и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный Архив Российской Федерации.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 17) и представляются в архив Россвязи не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Россвязи, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период на уничтожение и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Россвязи одновременно. Согласованные ЦЭК Россвязи акты утверждаются руководителем Россвязи только после утверждения ЭПК Государственного Архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Федерального агентства связи. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.1.20. Дела, включенные в акт, разброшюровываются и формируются в связки, при этом скрепки из дел изымаются, а обложки отделяются. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Подготовленные к уничтожению документы передаются в отдел материально-технического обеспечения Административно-правового управления для последующего уничтожения. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за архив Россвязи.