4.8. Работа исполнителей с документами

4.8.1. Организация работы с документами в управлениях Роскомнадзора (подразделениях территориального органа) осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Роскомнадзора, его заместителей, начальников управлений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа, его заместителей и начальников подразделений территориального органа).

Указания по исполнению документов СЭД Роскомнадзора помещаются в раздел "Поручения" подсистемы "Поступившие" в системе "Личный кабинет" каждого исполнителя.

4.8.2. При рассмотрении документов руководитель, заместители руководителя, начальники управлений (руководитель территориального органа, его заместители и начальники подразделений территориального органа) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения.

Документы с пометкой "весьма срочно" и "срочно" выделяются в разделе "Поручения" путем проставления отметки "Весьма срочно" и "Срочно". Такие документы отображаются у исполнителей с маркировкой графическим знаком ("круг") красного или желтого цвета соответственно.

Документы, имеющие особое значение, выделяются руководителем, заместителем руководителя, начальниками управлений (руководителем территориального органа, его заместителями и начальниками подразделений территориального органа) путем проставления отметки "На контроль". Такие документы отображаются у исполнителей с маркировкой графическим знаком ("стикер") бело-красного цвета.

По документам, имеющим периодичность исполнения, проставляется отметка о периодах предоставления информации (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д.).

4.8.3. Ведение делопроизводства и работа с документальным фондом управлений Роскомнадзора возлагается на ответственных за ведение делопроизводства в управлениях (подразделениях территориального органа).

4.8.4. Начальники управлений Роскомнадзора (начальники подразделений территориального органа) обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Поступившие документы и поручения рассматриваются начальниками управлений (начальниками подразделений территориального органа) в день поступления или на следующий рабочий день.

4.8.5. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание руководителю, заместителям руководителя или начальникам управлений (руководителю территориального органа или его заместителям), подготовку к пересылке адресату.

К документу, рассылаемому более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

4.8.6. При наличии ответственного исполнителя соисполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.8.6.1. Структурные подразделения - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем структурного подразделения (его заместителем).

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений.

В случае непредставления в установленный срок головному исполнителю предложений по выполнению поручения структурными подразделениями - соисполнителями, представленный на подпись руководству Службы документ считается согласованным ими.

4.8.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.

4.8.8. В случае если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя должностного лица, давшего первое поручение по документу.

Должностное лицо или лицо, его замещающее, давший первое поручение к документу, вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется специалистами Управления организационной работы по представлению исполнителя поручения.

4.8.9. На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь, увольнение или переход на другой участок работы) передача всех исполняемых им документов другому исполнителю осуществляется в рамках СЭД Роскомнадзора (функция "Передаваемые/Принимаемые") по указанию начальника (заместителя начальника) управления (заместителя руководителя территориального органа или начальника подразделения территориального органа).

4.8.10. Запрещается передача дел другому исполнителю с использованием функции "Передаваемые/Принимаемые" в целях снижения трудозатрат на подготовку указаний подчиненным сотрудникам по исполнению документа.

4.8.11. Перед предполагаемым временным отсутствием исполнителя (отпуск, командировка), исполнитель самостоятельно вносит сведения о своем отсутствии посредством изменения персональной настройки функционала "Профиль" в СЭД Роскомнадзора.

Для этого исполнитель в персональных настройках подраздела "Буду отсутствовать" раздела "Профиль" вносит информацию о периоде своего отсутствия и лице (лицах), его замещающем.

4.8.11.1. Специалист, регистрирующий входящую корреспонденцию, руководитель, дающий поручения или направляющий на согласование проект документа, информируются СЭД об отсутствии исполнителя, отметившего себя отсутствующим, и им предлагается направить документ или поручение лицу, замещающему исполнителя.

4.8.12. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.

4.8.13. Документы на бумажных носителях представляются на подпись руководителю Роскомнадзора через помощников руководителя.