7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Документы, поступившие в Роскомнадзор на бумажных носителях, формируются в дела Отделом документооборота (соответствующем структурным подразделением территориального органа) и управлениями Роскомнадзора (структурными подразделениями территориального органа).

7.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны не позднее десяти дней передаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального управления), для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального управления) или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. Контроль за правильным формированием дел в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа) осуществляется Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа).

7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях;

в дела управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел документооборота (соответствующее структурное подразделение территориального органа), лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

7.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, регламенты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.

Приказы о командировании специалистов формируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Роскомнадзоре (территориальном органе). На каждого гражданского служащего заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роскомнадзора (территориального органа) и все документы, касающиеся их рассмотрения и исполнения, группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Дела Роскомнадзора (территориального органа) подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) и соответствующих управлений Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа), в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Роскомнадзора (территориального органа).

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет). Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 24);

нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 25);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 26);

подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Роскомнадзора (территориального органа) (фондообразователя); наименование управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Роскомнадзора (территориального органа) указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование управления (отдела) - записывается название управления Роскомнадзора в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа); заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа), согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются римскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роскомнадзора (территориального органа) черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роскомнадзора (территориального органа) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается:

хранить в скоросшивателях;

не проводить пересистематизацию документов в деле;

не нумеровать листы дела;

не составлять заверительные надписи.

7.2.12. С момента заведения и до передачи в архив Роскомнадзора (территориального органа) дела хранятся по месту их формирования.

Начальники управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роскомнадзора (территориального органа).

7.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа). Выдача дел специалистам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается управление Роскомнадзора (соответствующее структурное подразделение территориального органа), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Рокомнадзора или его заместителей (руководителя территориального органа) по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя (руководителя территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.