4.5. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, докладные записки по результатам контрольно-надзорной деятельности) за подписью заместителей руководителя Роскомнадзора и руководства управлений (заместителей руководителя территориального органа, начальников подразделений территориального органа), создается и регистрируется только в электронном виде в СЭД Роскомнадзора.

Регистрационные номера внутренних документов формируются по следующим принципам:

xxx-сз, где "xxx" - валовый номер, "сз" суффикс для служебных записок;

xxx-дз, где "xxx" - валовый номер, "дз" суффикс для докладных записок;

xxx-дн, где "xxx" - валовый номер, "дн" суффикс для докладных записок по результатам контрольно-надзорной деятельности.

Шаблон внутреннего электронного документа представлен в приложениях N 19 - 20.

4.5.3. Служебная записка - документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями Службы.

Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются специалистом или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

4.5.4. Докладная записка - документ, составляемый специалистом структурного подразделения, адресованный руководителю или его заместителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, требующими принятия управленческих решений.

В тексте докладной записки, как правило, выделяют две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а по второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.

Текст докладной записки также может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению автора докладной записки.

Если имеется приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.

4.5.5. Докладная записка о результатах контрольно-надзорной деятельности представляет собой доклад руководству Службы о результатах проведенных контрольно-надзорных мероприятий.

Используется исключительно как внутренний документ для формирования дел в подсистеме "Контроль и надзор" Единой информационной системы Роскомнадзора.

После регистрации докладной записки о результатах контрольно-надзорной деятельности в СЭД Роскомнадзора данные РКК, содержание документа и поручения к документу передаются в соответствующее дело подсистемы "Контроль и надзор" Единой информационной системы Роскомнадзора автоматически.

4.5.6. Внутренние документы готовятся с использованием специальных электронных шаблонов, внедренных в СЭД Роскомнадзора.

При подготовке проекта служебной или докладной записки исполнителем заполняется РКК документа, где в обязательном порядке указывается:

- номер дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения,

- краткое содержание (заголовок) документа;

- адресат;

- отметка о приватности (при необходимости);

- назначается маршрут движения документа (назначаются лица, участвующие в процессе согласования проекта документа, и лицо, подписывающее документ).

4.5.7. Регистрационный номер и дата документа проставляются в документе автоматически после его подписания лицом, указанным в маршруте движения документа.

4.5.8. Право подписи служебных и докладных записок имеют все сотрудники Роскомнадзора.

При подписании служебных и докладных записок используются внутренние электронные подписи сотрудников в СЭД Роскомнадзора.

4.5.9. При необходимости исполнитель вправе присоединить к служебной или докладной записке другие документы (входящий, исходящий, обращение гражданина, другие служебные или докладные записки), имеющие отношение к вопросу, изложенному в подготовленной служебной или докладной записке.

Присоединение имеющих отношение к рассматриваемому вопросу других документов осуществляется через функцию "Пользовательские ссылки" вкладки "Связи" РКК документа.

4.5.10. Удаление из СЭД Роскомнадзора зарегистрированных служебных и докладных записок не допускается.

4.5.11. Распечатка и передача внутренних документов между управлениями Роскомнадзора (структурными подразделениями территориального органа) на бумажных носителях запрещена.