8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскомнадзоре (территориальном органе) на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Роскомнадзора (территориального органа).

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роскомнадзоре (территориальном органе) создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (в территориальном органе - экспертная комиссия).

8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Роскомнадзора (территориального органа).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях и территориальных управлениях Роскомнадзора непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роскомнадзора (территориального органа); отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа); выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роскомнадзора (территориального органа).

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В Роскомнадзоре (территориальном органе) в каждом управлении (соответствующем структурном подразделении территориального органа) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Роскомнадзора (территориального органа). По этим описям документы сдаются в архив Роскомнадзора (территориального органа).

Описи дел, подготовленные управлениями Роскомнадзора (соответствующими структурными подразделениями территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Роскомнадзора (территориального органа), которую готовит архив Роскомнадзора (территориального органа) и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

8.1.12. Описи дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) составляются по установленной форме (приложение N 27) и представляются в архив Роскомнадзора (территориального органа) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.1.13. Описательная статья описи дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям Роскомнадзора (соответствующим структурным подразделениям территориального органа) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел управления Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) и утверждается начальником управления (соответствующего структурного подразделения) Роскомнадзора.

При наличии в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа) ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

8.1.17. Опись дел управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роскомнадзора (территориального органа), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа). При наличии в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа) ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа) одновременно. Согласованные ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа) акты утверждаются руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа) только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Роскомнадзор (территориальный орган) имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 28) составляется, как правило, на дела всего Роскомнадзора (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких управлений Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа), то название каждого управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа) указывается перед группой заголовков дел этого управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа).