4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.4.1. Документы, отправляемые Роскомнадзором (территориальными органами), передаются почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, по системе МЭДО, электрической связи, нарочным.

4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение или подписание, регистрацию, тиражирование (при необходимости - заверение копий электронных документов), отправку.

4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции в электронном виде в рамках СЭД Роскомнадзора.

Подготовка исходящих документов на бумажном носителе допускается в исключительных случаях по указанию руководителя Роскомнадзора или его заместителей (руководителя территориального органа или его заместителей).

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз (для документов, созданных на бумажных носителях) и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Для электронных документов в РКК проекта письма исполнителем должны быть даны необходимые ссылки на другие документы, имеющие отношение к вопросу, изложенному в проекте письма (функция "Пользовательские ссылки" вкладки "Связи" СЭД Роскомнадзора).

4.4.4. Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и региональные органы исполнительной власти, отправляются Отделом документооборота федеральной фельдъегерской связью либо по каналам МЭДО, если адресат включен в Справочник абонентов МЭДО.

4.4.5. Электронные документы, подписанные должностными лицами Роскомнадзора (территориальных органов), регистрируются в СЭД Роскомнадзора автоматически. При подготовке исходящего письма на бумажном носителе исходящие регистрационные номера присваиваются сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).

4.4.6. Удаление из СЭД Роскомнадзора исходящего документа, который подписан и зарегистрирован, не допускается.

4.4.7. В случае необходимости внесения изменений в подготовленный, подписанный и зарегистрированный исходящий документ по указанию начальника подразделения центрального аппарата (территориального органа), готовившего проект исходящего документа, уполномоченным сотрудником центрального аппарата Роскомнадзора (территориального органа) в СЭД Роскомнадзора вносится соответствующая отметка (с объяснением причины) о признании присвоенного исходящего регистрационного номера "испорченным".

4.4.8. Отправка исходящих документов осуществляется специалистами Отдела документооборота (сотрудниками соответствующего подразделения территориального органа) в день подписания, или не позднее следующего рабочего дня.

4.4.9. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).

Обработка исходящих документов включает в себя следующие процедуры:

- распечатка документа (только для электронных документов),

- заверение копии документа (при необходимости и только для электронных документов),

- оформление уведомления о вручении документа,

- оформление почтового конверта для исходящего документа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,

- включение исходящего документа в "Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью",

- распечатка конверта исходящего документа,

- формирование почтового отправления (вложение в конверт исходящего документа и приложений к нему),

- взвешивание сформированного почтового отправления и определение типа почтового отправления в зависимости от веса, внесение данных в "Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью" <3>,

- определение платы за пересылку, в соответствии с действующими тарифами ФГУП "Почта России" на день оформления почтового отправления и страны получателя корреспонденции,

- франкирование почтового отправления (либо, в случае отсутствия франкировальной машины, наклеивание почтовых марок номиналом, соответствующим стоимости пересылки почтового отправления),

- передача сформированных почтовых отправлений и Реестра исходящей корреспонденции в почтовое отделение.

--------------------------------

<3> На разные типы почтовых отправлений (заказное письмо, бандероль, международное письмо) составляются отдельные Реестры исходящей корреспонденции.

Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью, формируется на дату следующего рабочего дня.

В исключительных случаях почтовое отправление может быть передано в почтовое отделение в день обработки (после передачи Отделом документооборота общего Реестра Роскомнадзора на текущий день), но не позднее 14.00.

В территориальных органах Роскомнадзора режим передачи исходящей корреспонденции в почтовое отделение устанавливается в зависимости от режима работы закрепленных почтовых отделений.

4.4.9.1. Если исходящий электронный документ был подписан и автоматически зарегистрирован в СЭД Роскомнадзора после окончания рабочего дня (понедельник - четверг после 18.00, пятница - после 16.45), то обработка такого документа производится на следующий рабочий день, его передача в почтовое отделение - не позднее следующего рабочего дня, после обработки документа.

4.4.9.2. Изъятие оформленного для передачи в почтовое отделение почтового отправления из сформированного Реестра исходящей корреспонденции допускается только по указанию начальника структурного подразделения Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа), подготовившего исходящий документ.

4.4.9.3. Исходящие документы, содержащие в качестве приложения материальные носители информации (флэш-карты, CD-диски и т.д.), оформляются как почтовые отправления первого класса.

4.4.9.4. Масса почтового отправления типа "бандероль" не должна превышать двух килограммов. Бандероли, превышающие установленную массу, подлежат расформированию на несколько почтовых отправлений типа "бандероль".

4.4.10. Обработка исходящих документов для отправки федеральной фельдъегерской связью осуществляется специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).

Обработка исходящих документов включает в себя следующие процедуры:

- распечатка документа (только для электронных документов);

- заверение копии электронного документа (при необходимости и только для электронных документов);

- оформление почтового конверта для исходящего документа;

- формирование и нумерация пакетов;

- составление в трех экземплярах территориально распределенных Реестров отправляемой корреспонденции с указанием наименования ФОИВ, адреса, грифов исходящих документов и количества пакетов;

- оформление заявки в Государственной фельдъегерской службе на отправку исходящих документов.

4.4.10.1. Для оформления конверта исходящего документа используется конверт формата А-4 или "Крафт".

В обязательном порядке на конверте указывается: наименование ФОИВ, адрес в последовательности: область, город, улица, номер дома и исходящий номер оправляемого документа.

Если федеральной фельдъегерской связью направляются несколько исходящих документов одному адресату, то на конверте перечисляются исходящие номера всех документов, вложенных в конверт.

Почтовый индекс на конверте не пишется.

4.4.10.2. После предварительного оформления конверта необходимо проставление некоторых печатей и штампов.

Для обычного исходящего документа - на лицевой стороне конверта (А-4 и Крафт) между адресом и номером документа ставится печать "Для документов", в правом нижнем углу конверта - проставляется штамп, содержащий наименование Роскомнадзора (территориального органа) и адрес; на оборотной стороне конверта на клапане проставляются две печати "Для документов".

В случае если на конверте есть склеенные линии, на таких линиях также проставляется печать "Для документов".

Для исходящего документа с грифом "Служебное" - в верхнем правом углу конверта проставляется штамп "Служебное".

Для исходящего документа с грифом "ДСП" - в правом верхнем углу конверта печатается надпись "Для служебного пользования", поверх надписи проставляется печать "Для документов".

4.4.10.3. Масса одного отправления одному адресату не должна превышать двух килограммов.

4.4.10.4. Отдельно оформляются Реестры на исходящие документы, адресованные в Генеральный штаб РФ и войсковые части.

4.4.10.5. Прием исходящих документов Государственной фельдъегерской службой производится, как правило, один раз в день до 12.00.

4.4.11. Исходящие документы на бумажном носителе регистрируются в СЭД. РКК заводятся специалистами Отдела документооборота (сотрудниками соответствующего подразделения территориального органа).

4.4.12. Документы, подписанные руководителем Роскомнадзора и заместителями руководителя Роскомнадзора (руководителем территориального органа и его заместителями) на бумажном носителе, представляются в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа) в двух экземплярах.

После регистрации оригинал документа сканируется в РКК документа, а затем отправляется адресату, второй - возвращается исполнителю с отметкой о регистрационных данных документа (исходящий номер и дата).

4.4.13. Документы на бумажных носителях, предназначенные на отправку в другие организации, должны сдаваться лично делопроизводителями управлений Роскомнадзора (исполнителями подразделений территориального органа), ответственных за подготовку этих документов.

Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлениях Роскомнадзора (исполнители в подразделениях территориального органа), перед сдачей корреспонденции на отправку должны проверить правильность ее оформления и адресования.

4.4.14. Отправку электронных документов осуществляет Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).

4.4.14.1. В случае если выявляется неправильное использование исполнителями электронных шаблонов бланков документов, а также выявляются документы без внесенных программных способом регистрационных номеров и дат регистрации, специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) программным способом возвращают исполнителям данные документы на доработку с указанием причины.

4.4.14.2. Исполнители обязаны ежедневно проверять наличие возврата электронных документов на доработку с использованием сервиса "На доработку" в личном кабинете СЭД Роскомнадзора.

После устранения выявленных недостатков исполнитель повторно направляет документ на подпись, при этом за документом сохраняется ранее присвоенный ему регистрационный номер и дата подписания документа.

4.4.14.3. В случае если при отправке исходящего документа выявляется некомплектность приложений, специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) программным способом откладывают отправку документа с указанием причины отложенной отправки документа до устранения исполнителем некомплектности приложений.

При этом ответственность за своевременное устранение недостатков возлагается на исполнителя, подготовившего документ.

Исполнители обязаны ежедневно проверять состояние отправки электронных документов посредством использования сервиса "Отправка отложена" в разделе "Исходящие документы" СЭД Роскомнадзора и в течение одного рабочего дня после отложенной отправки устранять некомплектность приложений к исходящему документу.

4.4.15. Вся информация об изменениях, происходящих с документом, а также информация о сотрудниках Роскомнадзора (территориального органа), причастных к работе с документом, фиксируется в сервисе "История" РКК документа.

4.4.16. При самостоятельной доставке исполнителями документов, подписанных руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора (руководителем территориального органа и его заместителями) на визовом экземпляре документа, остающемся в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа), проставляется отметка:

4.4.17. Повторная отправка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (функция "Досыл" подсистемы "Исходящие" СЭД Роскомнадзора).

4.4.18. Документы отправляются специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа):

- через ФГУП ГЦСС - один раз в день;

- федеральной фельдъегерской связью - один раз в день;

- по почте - по мере накопления, но не реже одного раза в день;

- по системе МЭДО - по мере поступления в Отдел документооборота;

- по СЭД Роскомнадзора и электрической связи - по мере поступления, но не реже одного раза в день.

4.4.19. Передачу факсограмм осуществляют специалисты управлений Роскомнадзора (соответствующих подразделений территориального органа).

4.4.20. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю, его заместителям (руководителю территориального органа) и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) - начальникам управлений, заместителям начальников управлений.

В Роскомнадзоре телеграмма на бумажном носителе печатается в 3 экземплярах и передается помощнику руководителя для отправки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.

4.4.21. Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные руководителем Роскомнадзора, регистрируются как исходящие документы в Отделе документооборота и рассылаются (при необходимости) в соответствии с листом рассылки, завизированным начальником управления Роскомнадзора, подготовившим документ, либо с сопроводительным письмом.