4.3. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов

4.3. Прием, первичная обработка и регистрация

поступающих документов

4.3.1. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение поступающих в Роскомнадзор документов на бумажных носителях и в электронном виде осуществляет Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).

4.3.2. При приеме документов специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) проверяются правильность адресования и доставки.

При осуществлении личного приема специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не производится проверка комплектности пакета приложений к заявлению, подаваемому на получение государственной услуги (кол-во листов пакета приложений, наличие полного пакета необходимой документации и правильность оформления), о чем делается соответствующая отметка на копии документа (копии сопроводительного письма), которая остается у заявителя. На копии документа, которая остается у заявителя, данная отметка проставляется специальным штампом "Принято без проверки комплектности".

4.3.3. Проверка комплектности вложений осуществляется при получении специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) заказных и ценных почтовых отправлений, а также пакетов, доставляемых федеральной фельдъегерской связью, в соответствии с приложенной описью вложений, указанием о приложениях в тексте письма или перечисления регистрационных номеров вложений на конвертах.

При обнаружении отсутствия вложений или повреждения документов специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) в двух экземплярах составляется Акт отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях (приложение N 16). Один экземпляр Акта направляется по адресу отправителя, второй экземпляр подшивается в дело.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". Отметка о поступлении документа в поврежденном виде также может быть проставлена в РКК документа.

4.3.4. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

В случае если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.

4.3.5. Если в конверте содержится несколько писем с различными регистрационными номерами, то конверт прилагается к первому зарегистрированному документу, а при регистрации остальных документов в их регистрационно-контрольных карточках проставляются соответствующие отметки о том, что оригинал конверта прилагается к документу: указывается его номер и дата регистрации.

4.3.6. Конверты и упаковки с пометкой "Лично", поступающие из государственных органов, федеральных органов исполнительной власти и высших региональных органов исполнительной власти, не вскрываются и передаются адресату.

4.3.7. При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Учитываются без регистрации:

а) пригласительные билеты;

б) научные труды.

Не учитываются и не регистрируются:

а) поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;

б) первичные документы бухгалтерского учета;

в) плакаты, рекламные извещения, проспекты;

г) печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);

д) формы статистической отчетности;

е) прейскуранты (прайс-листы, расценки).

4.3.8. Документы, поступившие в Роскомнадзор в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

Регистрация документов, прошедших первичную обработку, осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.

4.3.9. Пакеты с пометкой "Секретно" специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не принимаются.

4.3.10. При приеме документов для предоставления государственной услуги по регистрации СМИ (перерегистрации СМИ, внесения изменений в свидетельство о регистрации СМИ, выдаче дубликата свидетельства о регистрации СМИ) по требованию лица, сдающего пакет документов, сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) выдается уведомление о приеме заявления (приложение N 17).

4.3.11. Предварительное рассмотрение документов осуществляется специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, подлежащих рассмотрению руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа). Документы, поступившие в Роскомнадзор по вопросам, не требующим рассмотрения руководителем (руководителем территориального органа), после регистрации в СЭД Роскомнадзора направляются заместителям руководителя (заместителям руководителя территориального органа) и начальникам Управлений (начальникам подразделений территориального органа).

Распечатка документов, поступивших в Роскомнадзор по СЭД и МЭДО, специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не производится.

4.3.12. На полученный документ в СЭД Роскомнадзора специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД, приведен в приложении N 18 к Инструкции.

4.3.13. Регистрационный штамп документа проставляется на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер (в случае, если документ поступил в Роскомнадзор на бумажном носителе).

4.3.14. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют специалисты Отдела документооборота.

4.3.15. После регистрации документа в СЭД вся дальнейшая работа с документом осуществляется только в электронном виде в рамках СЭД Роскомнадзора.

В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора (подразделениями территориального органа), получает ответственный исполнитель, остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в СЭД.

В случае если к документу прилагаются электронные носители информации (флэш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал, газета, плакат и т.д.), специалистами Отдела документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) они не тиражируются и передаются ответственному исполнителю.

4.3.16. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции на имя заместителей руководителя Роскомнадзора осуществляют специалисты Отдела документооборота.

Документы, направляемые на рассмотрение заместителям руководителя, специалисты Отдела документооборота передают в приемные заместителей руководителя в случае их поступления в Роскомнадзор в бумажном виде.

Заместители руководителя по результатам рассмотрения документа дают указание по исполнению документа. Проект указания может быть подготовлен в СЭД Роскомнадзора помощником заместителя руководителя.

В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора, получает ответственный исполнитель, остальные соисполнители с содержанием документа знакомятся в СЭД.

4.3.17. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя начальников управлений осуществляют специалисты Отдела документооборота.

Документы, поступившие в Роскомнадзор на бумажном носителе и направляемые в управления Роскомнадзора, получают в Отделе документооборота специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора.

Специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, обязаны не реже одного раза в день получать в Отделе документооборота имеющуюся корреспонденцию.

При передаче корреспонденции специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, проверяют наличие документов, указанных в реестре передаваемой корреспонденции, проставляют в реестре дату получения и подпись.

4.3.18. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).

4.3.19. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение факсимильных сообщений, поступающих в Роскомнадзор, осуществляют специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа). Дальнейший порядок действий с данной корреспонденцией соответствует обработке другой входящей корреспонденции.

4.3.20. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Роскомнадзора (территориального органа), устанавливаются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).

4.3.21. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, путем помещения в РКК документа сканированного образа подлинника, и направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.

4.3.22. Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.3.23. Электронные сообщения, поступающие в Роскомнадзор на официальный электронный адрес (rkn_in@rkn.gov.ru, официальные электронные адреса территориальных органов), проходят прием, регистрацию и предварительное рассмотрение специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).