Принципы организации документооборота

40. Прохождение документов в Министерстве с момента получения или создания до завершения их исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот Министерства.

41. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация порядка обработки, рассмотрения и согласования документов;

организация защиты служебной информации ограниченного распространения.

42. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

43. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) посредством СЭД.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По электронным каналам связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения и корреспонденция межведомственного взаимодействия.