Работа исполнителей с документами

75. Организация работы с документами в департаментах Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства, директоров департаментов Министерства.

76. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной электронной регистрационной карточки документа с прикреплением проекта документа в СЭД;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

повторное согласование проекта документа в СЭД;

представление на подпись (утверждение) проекта документа руководству Министерства или руководству департаментов Министерства;

определение места хранения документа путем проставления отметки во временной электронной регистрационной карточке документа с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ;

регистрация и отправка адресату.

77. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) организует работу по исполнению документа согласно указаниям и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам Министерства), ответственным является исполнитель (департамент Министерства), определенный в указании по исполнению первым.

78. Соисполнители (департаменты Министерства) представляют ответственному (головному) исполнителю (департаменту Министерства) замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) подготавливает проект ответного документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей (департаментов Министерства). Также замечания и предложения соисполнителей (департаментов Министерства) могут не учитываться ответственным исполнителем (департаментом Министерства) при подготовке проекта ответного документа и в случае необходимости соответствующие обоснования докладываются руководству Министерства.

79. Проекты ответных документов Министерства готовятся уполномоченными работниками департамента Министерства (ответственного исполнителя по исполнению документа) (далее - ответственный работник) в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией.

80. Для согласования проекта документа ответственный работник создает в СЭД временную электронную регистрационную карточку документа, которой автоматически присваивается временный регистрационный номер.

Временный регистрационный номер электронной регистрационной карточки документа состоит из префикса, определяющего стадию подготовки документа - согласование проекта, порядкового номера электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года, номер версии проекта документа, например:

СОГЛ-12569-1, где:

СОГЛ - префикс, определяющий стадию подготовки - согласования проекта;

12569 - порядковый номер электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года;

1 - номер версии проекта документа.

К временной электронной регистрационной карточке документа прикрепляется проект документа, который является составной частью временной электронной регистрационной карточки документа.

Во временной электронной регистрационной карточке документа:

отражаются связи документа с другими документами по данному вопросу (при наличии);

создается лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект. В лист согласования также вносится информация о виде подписания (собственноручная или электронная подпись) и о должностном лице, которому документ будет представлен на подпись;

определяется место хранения документа путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ после его подписи - подлинник и (или) визовой экземпляр (при наличии) на бумажном носителе или бумажная копия электронного документа подписанного электронной подписью;

определяется количество экземпляров документов с пометкой "ДСП", в случае направления этого документа нескольким адресатам.

81. Согласование проекта документа производится должностными лицами путем проставления соответствующего грифа в листе согласования в СЭД. При наличии замечаний и предложений в лист согласования СЭД вносятся соответствующие комментарии, документ не согласовывается и возвращается ответственному исполнителю на доработку.

По представленным замечаниям и предложениям ответственный исполнитель готовит новую версию проекта документа и направляет ее на повторное согласование.

Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 приложения N 7 к Инструкции.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 14 приложения N 7 к Инструкции.

82. Создание электронной копии документа (проекта документа), содержащего сведения конфиденциального характера в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473) (далее - Указ N 188), не предусмотрено.

Проекты документов, по которым не предусмотрено создание электронной копии документа, визируются на бумажном носителе и в электронной регистрационной карточке документа проставляется соответствующая отметка.

83. До передачи проектов документов на согласование ответственным работником внимательно проверяется правильность их оформления на соответствие положениям настоящей Инструкции. Прикрепленный к временной электронной регистрационной карточке документа проект документа должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе.

Представление проектов документов на подпись Министру осуществляется через Департамент управления делами и контроля.

84. При направлении на подпись проектов документов, подготовленных в ответ на электронные документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически отправляется уведомление о направлении проекта документа на подписание.

85. Информация о собственноручном подписании документов на бумажных носителях руководством Министерства, руководством департаментов Министерства вносится, соответственно, работниками Департамента управления делами и контроля, работниками приемных заместителей Министра, работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах Министерства, в листы согласований временных электронных регистрационных карточек документов, а в случае подписания электронных документов электронной подписью - автоматически заносится во временную электронную регистрационную карточку документа.

Подписанные документы на бумажном носителе передаются ответственным работником в Департамент управления делами и контроля или работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах Министерства, для регистрации и (или) отправки адресату.

86. После подписания электронной подписью электронных документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически направляется уведомление о подписании документа.

86.1. В случае, если ответ по документу не требуется, исполнение документа оформляется путем определения места хранения документа в указании по исполнению документа, выбрав необходимый индекс дела по номенклатуре дел Министерства и указав номер соответствующего тома, в который должен быть помещен данный документ.

86.2. Бумажная копия электронного документа, поступившего по системе МЭДО через СЭД, помещается в указанный во временной электронной регистрационной карточке документа том соответствующего дела.