Учет и анализ объемов документооборота

125. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами.

Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых в процессе деятельности Министерства, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и контроля и представляются руководству Министерства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

126. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), при этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов на бумажных носителях ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.