Регистрация исходящих документов

87. Документы, подписанные руководством Министерства в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются ответственным работником на регистрацию и отправку в Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля.

88. Иные исходящие документы, подписанные руководством Министерства, руководством департаментов Министерства, регистрируются в департаментах Министерства и передаются на отправку в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.

89. При передаче на регистрацию документа на бумажном носителе представляются подлинник документа и лист согласования СЭД, а также документ, в соответствии с которым подготовлен данный ответ (при наличии).

Электронный документ автоматически попадает на регистрацию.

Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля, работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляют проверку правильности оформления исходящего документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки, а также корректности заполнения электронной регистрационной карточки документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.

90. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства и порядкового номера исходящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:

01-02-01/10-526 или 01-10-05/527, где:

01-02-01/10 и 01-10-05 - индексы дел согласно номенклатуре дел Министерства;

526 и 527 - порядковые номера исходящих документов в целом по Министерству в пределах календарного года.

Датой исходящего документа является дата его регистрации в СЭД.

91. При регистрации исходящего документа создается электронная регистрационная карточка документа.

В электронной регистрационной карточке исходящего документа отражаются связи с входящими документами и иными документами по данному вопросу (при наличии).

Регистрационный номер и дата регистрации согласно электронной регистрационной карточке документа проставляются в реквизитах бланка на подлиннике исходящего документа на бумажном носителе. К электронной регистрационной карточке исходящего документа на бумажном носителе прикрепляется электронная копия документа, которая является ее составной частью.

Подлинник зарегистрированного исходящего документа на бумажном носителе отправляется адресату, а визовой экземпляр (при наличии) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

92. При регистрации исходящего электронного документа, подписанного электронной подписью, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на самом электронном документе, а также в электронной регистрационной карточке исходящего документа в СЭД. Бумажная копия исходящего электронного документа, отправленного по системе МЭДО через СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

93. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам исходящих документов электронные копии следующих документов:

абзац утратил силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248;

- содержащие персональные данные;

- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);

- неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).

Вид передаваемого документа необходимо указать в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа.