Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

153. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Образец указанного акта приведен в приложении N 19 к Инструкции.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.).

154. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого департамента Министерства составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

155. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).

Согласованный ЦЭК акт утверждается заместителем Министра, курирующим соответствующий департамент Министерства, только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного срока хранения.

156. После утверждения заместителем Министра акта о выделении документов к уничтожению документы передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка: "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, Ф.И.О. (при наличии), подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

156.1. Информация об уничтожении документов с указанием реквизитов акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, заносится в СЭД.