Создание, согласование и регистрация внутренних документов

104. Внутренние документы Министерства создаются в форме электронных документов, за исключением документов, создаваемых в рамках подготовки к заседанию Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, документов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации тайну, а также документов на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительного на бумажном носителе.

Внутренние документы создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются уполномоченными работниками Министерства, направляются адресатам, принимаются и рассматриваются адресатами в СЭД в порядке, предусмотренном положениями пунктов 75 - 83, 85, 88, 89, 91 - 93 Инструкции.

105. Создание, согласование и подписание уполномоченными работниками Министерства внутренних электронных документов, подлежащих направлению внутри одного департамента Министерства, допускается с использованием простой электронной подписи.

106. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства, буквенного кода, определяющего вид корреспонденции, и порядкового номера внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года, например:

12-05-01/ВН-168, где:

12-05-01 - индекс дела согласно номенклатуре дел Министерства;

ВН - буквенный код, определяющий вид корреспонденции;

1168 - порядковый номер внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года.

107. Регистрационный номер и дата внутреннего электронного документа проставляются на документе в СЭД, а в случае с документом на бумажном носителе - на подлиннике и в электронной регистрационной карточке. Исключение составляют доверенности, акты, договоры, соглашения, государственные контракты, к которым не создаются электронные регистрационные карточки.

108. Внутренний электронный документ, направленный по СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

109. Подлинник зарегистрированного внутреннего документа на бумажном носителе передается в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля для направления адресату.

110. Регистрация доверенностей, приказов, договоров (соглашений и государственных контрактов) Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля в день их представления на регистрацию, который должен соответствовать дню подписания соответствующего документа.

111. Регистрационный номер доверенности состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид доверенности, например:

01-10-08/77, где:

01-10-08 - номера дела по номенклатуре Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля;

77 - порядковый номер доверенности в пределах календарного года.

Визовые экземпляры подписанных доверенностей хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Копии подлинников доверенностей хранятся в делах департаментов Министерства, разработавших проекты доверенностей Министерства.

112. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид приказа, например:

125н, где:

125 - порядковый номер приказа в пределах календарного года;

н - вид приказа.

Для определения вида приказа используются следующие буквенные индексы: "н" - приказ нормативного характера; "к" - приказ на командирование работника; "л/с" - приказы по личному составу. Иные приказы буквенных индексов не имеют.

Подлинники приказов хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля осуществляет создание электронных регистрационных карточек распорядительных документов в СЭД и прикрепление к ним электронных копий приказов, а также их направление в СЭД в соответствии с указателем рассылки.

Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам распорядительных документов электронные копии приказов, содержащих сведения конфиденциального характера в соответствии с Указом N 188.

абзацы девятый - десятый утратили силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248.

113. Регистрационный номер протоколов заседаний коллегии Министерства соответствует порядковому номеру протокола в пределах календарного года.

Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года.

Подлинники протоколов заседаний коллегии Министерства и протоколов совещаний у руководства Министерства регистрируются и хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.

Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего инициалы подписавшего протокол должностного лица, например:

3-ИИ, где:

3 - порядковый номер протокола совещания;

ИИ - инициалы должностного лица, подписавшего протокол совещания у руководства департаментов Министерства (Иван Иванов).

Подлинники протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства регистрируются и хранятся в делах департаментов Министерства.

114. Регистрационный номер договоров (соглашений, государственных контрактов) состоит из номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля, индекса департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт), порядкового номера договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года, например:

01-01-06/05-20, где:

01-01-06 - номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля;

05 - индекс департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт);

20 - порядковый номер договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года.

Подлинники договоров (соглашений, государственных контрактов) хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.

115. Регистрация поручений и указаний Министра по оперативным документам на бумажном носителе, за исключением поручений и указаний Министра на документах, имеющих внутренний регистрационный номер департаментов Министерства в СЭД, осуществляется Отделом правительственной корреспонденции Департамента управления делами и контроля.

Регистрационный номер поручения или указания Министра состоит из индекса вида внутренней корреспонденции (5 - корреспонденция Министра) и порядкового номера поручения или указания Министра в пределах календарного года, например:

5-14, где:

5 - индекс корреспонденции Министра;

14 - порядковый номер поручения или указания Министра в пределах календарного года.

Подлинники поручений и указаний Министра направляются в ответственные департаменты Министерства под расписку.