Передача дел на архивное хранение

149. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля, согласованному с директорами департаментов Министерства и утвержденному директором Департамента управления делами и контроля.

Информация о передаче дела в архив заносится в СЭД.

150. В период подготовки дел департаментом Министерства к передаче в архив Министерства работники Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля предварительно проверяют правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании дел отделов департаментов Министерства работники отделов департаментов Министерства обязаны устранить.

151. Прием каждого дела производится работниками Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в присутствии работника отдела соответствующего департамента Министерства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лица, передавшего дела.

152. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется только по описям дел.