3. Служебные письма

Служебные письма Министерства готовятся в виде:

докладов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответов на запросы различных организаций;

инициативных писем.

Служебные письма печатаются на бланках установленного образца формата А4 по форме согласно приложениям N 1 - 5 к Инструкции.

Реквизит "Адресат" печатается в правой стороне листа ниже границы верхнего поля документа на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:

или

Ссылка на дату документа адресанта и его исходящий регистрационный номер включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем (ответственным работником) при подготовке проекта ответного письма.

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной сроки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство вносит...", "Департамент... рассмотрел...".

Или от первого лица множественного числа, например: "Просим...", "направляем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может быть изложен от 1-го лица единственного числа, например, "прошу", "направляю".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый Петр Петрович!

Во вступительной части письма объясняются причины написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и другие) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ, приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде приложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается от границы левого поля без кавычек. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н (далее - Регламент Министерства), а также положениях о департаментах Министерства и должностных регламентах работников Министерства.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой письма является дата его подписания.

Отметка об исполнителе (ответственном работнике) оформляется в соответствии с положениями пункта 20 приложения N 7 к Инструкции.

Согласование (визирование) служебных писем осуществляется в соответствии с положениями пункта 15 приложения N 7 к Инструкции.

При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Образец проекта служебного письма прилагается.

Образец оформления служебного письма