Формирование дел и их текущее хранение

131. Дела формируются в департаментах Министерства в соответствии с номенклатурой дел Министерства, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

131.1. Электронные внутренние документы систематизируются в электронные дела автоматически в СЭД в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Электронные дела хранятся в СЭД в форматах, предусмотренных для использования в СЭД.

132. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Руководство департаментов Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Номенклатура дел Министерства или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Министерства.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3-х лет, а затем сдаются в архив Министерства.

133. Выдача дел из архива работникам департаментов Министерства для работы осуществляется под расписку в картотеке выдачи дел.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по акту.

134. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

135. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их формирования или хранения в департаментах Министерства. Передача дел в архив Министерства производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в департаментах Министерства. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Министерства не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

136. Порядок формирования, учета и хранения дел в департаментах Министерства приведен в приложении N 16 к Инструкции.