VIII. Особенности работы со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

212. К служебным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившие в воинские части документы, содержащие несекретную информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

213. Не может быть ограничен доступ:

к нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

к информации о состоянии окружающей среды;

к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

к информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан и организаций такой информацией;

к информации, содержащейся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации);

к иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

214. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен в настоящей Инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

При поступлении от сторонних организаций (не подведомственных федеральным органам исполнительной власти) документов с грифом "Коммерческая тайна" <**>, а также поступлении документов с пометкой "Конфиденциально" обращение с ними осуществляется как со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

--------------------------------

<**> Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

215. На служебных документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, разрабатываемых в воинских частях, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в обязательном порядке на проектах докладов, представляемых Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, по вопросам комплектования кадров, финансового и экономического характера, организационно-штатным вопросам, а также вопросам строительства Вооруженных Сил (за исключением сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения).

Если с подготавливаемыми документами будут направляться документы (материалы) с грифом "Коммерческая тайна" либо пометка "Конфиденциально", то на сопроводительном письме (докладе) с такими документами (материалами) проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на иных служебных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (либо его непосредственным командиром (начальником) и должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе, если такие имеются, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

216. Прием и учет служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются, как правило, службой делопроизводства. К регистрационному номеру поступившего либо созданного служебного документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "дсп".

Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции), а официальные издания - по книге учета изданий (приложение N 12 к настоящей Инструкции), как правило, отдельно от других несекретных документов. При незначительном объеме служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

217. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в установленном порядке на объектах печати (информатизации), предназначенных для обработки служебной (несекретной) информации.

Учет отпечатанных (размноженных) служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется поэкземплярно. Отпечатанные и подписанные, а также размноженные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации делопроизводителю, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются делопроизводителем с отражением факта уничтожения в учетных формах.

На обороте последнего листа отпечатанного (размноженного) служебного документа в левом нижнем (верхнем) углу указываются: количество отпечатанных (размноженных) экземпляров, расчет рассылки с указанием номеров экземпляров и кому они направлены (при печатании (размножении) до 5 экземпляров включительно), фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия и инициалы лица, печатавшего (размножившего) документ, дата печатания (размножения), регистрационный номер носителя (документа), с которого печатался (размножен) документ.

При печатании (размножении) более 5 экземпляров документа на обороте последнего листа первого экземпляра или на отдельном листе (листах), хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется расчет рассылки. На остальных экземплярах документа в этом случае указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

Печатание (тиражирование) изданий с пометкой "Для служебного пользования" на полиграфических предприятиях (в типографиях) Вооруженных Сил производится в соответствии с Порядком организации издательской деятельности в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>. При необходимости тиражи могут быть изготовлены в виде электронных изданий на МНИ.

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 5 июня 2015 г. N 320.

В воинских частях, оснащенных средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, средства сканирования служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" для загрузки в указанную систему их электронных копий и печати (размножения) должны размещаться в помещениях соответствующих делопроизводств (специализированных подразделений).

Сканирование служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" для последующей загрузки их электронных копий в информационно-справочную подсистему изделия 83т633 "АРМЮРИСТ" осуществляется должностными лицами, ответственными за ввод информации в указанную подсистему, на выделенных им автоматизированных рабочих местах.

218. Размножение внутренних служебных документов с принятыми по ним Министром обороны Российской Федерации, его заместителями решениями и их доведение осуществляются:

до центральных органов военного управления - в полном объеме;

до иных органов военного управления, воинских частей и организаций Вооруженных Сил - только в части, их касающейся, отдельными указаниями соответствующих руководителей органов военного управления;

до сторонних организаций - только в части, их касающейся, отдельными письмами соответствующих руководителей органов военного управления.

Размножение служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего (утвердившего) служебный документ.

Размножение служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из федеральных органов исполнительной власти, иных федеральных государственных органов, возможно при наличии соответствующего разрешения о размножении указанного служебного документа.

Размножение служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", разработанных в воинской части или поступивших в воинскую часть из других сторонних организаций, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника) подразделения, подготовившего (получившего на исполнение) служебный документ, о чем делается запись на последнем листе сопроводительного документа или экземпляра документа, не имеющего сопроводительного письма.

Например:

Учет размножения служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" при незначительном количестве таких документов ведется в журнале учета размножения служебных документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции) совместно с другими несекретными документами.

219. При направлении служебного документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем (либо его непосредственным командиром (начальником) и утверждается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Если рассылка подписанного служебного документа с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется конкретным адресатам, поименованным в адресной части сопроводительного документа, утверждения расчета рассылки не требуется.

220. При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации, передача осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, ведущемуся по форме: номер по порядку, учетный номер документа или информации (при наличии), наименование (краткое содержание) документа (информации), название, объем и формат файла, фамилия, дата и подпись лица, разрешившего передачу, учетный номер МНИ, с которого она скопирована, фамилия, дата и подпись лица, передавшего ее, учетный номер МНИ, на который информация скопирована, фамилия, дата и подпись лица, получившего информацию.

Передача служебной информации ограниченного распространения на МНИ осуществляется между подразделениями воинской части по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, который ведется в службе делопроизводства.

Передача служебной информации ограниченного распространения на МНИ между воинскими частями осуществляется по сопроводительным документам (письмам), в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых МНИ и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации.

В центральных органах военного управления по решению их руководителей информация с пометкой "Для служебного пользования" может передаваться между органами военного управления в порядке, аналогичном передаче между подразделениями воинской части.

221. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования":

а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под подпись. При наличии в воинской части системы электронного документооборота и доступа к ней исполнителей документы с резолюцией командира (начальника) воинской части доводятся до них без размножения;

б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерско-почтовой связью, заказными и с объявленной ценностью почтовыми отправлениями;

в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

д) разрешается брать для занятий (работы) в полевых условиях, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

222. Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

223. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", не имеющих научной, исторической ценности и утративших практическое значение, производится по акту в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Акты, если они составлены на листах, подшиваются в отдельно заводимые в этих целях дела и хранятся в воинской части не менее 5 лет.

224. Передача служебных документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника) через соответствующее делопроизводство. Передача документов между подразделениями воинской части допускается по реестрам (приложение N 9 к настоящей Инструкции), которые хранятся в подразделениях, осуществивших их передачу, до окончания текущего года, в котором документы возвращены.

225. При смене делопроизводителя, ответственного за учет служебных документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

226. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится в соответствии с требованиями пунктов 284 и 285 настоящей Инструкции.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество дел, изданий и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка их наличия может проводиться не реже одного раза в 5 лет. В случае, если до начала очередной проверки срок хранения книг и журналов учета, содержащих сведения о подлежащих проверке делах, изданиях и других материалах, истек, то такие книги и журналы подлежат хранению и могут быть отобраны на уничтожение не ранее окончания проверки.

227. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения содержащейся в них служебной информации ограниченного распространения лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования оформляются и докладываются командиру (начальнику), назначившему комиссию.

228. На утраченные служебные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

229. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится решениями командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы (издания), или вышестоящих должностных лиц путем издания приказов, а также без издания приказов - путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки "Для служебного пользования" с указанием должности, воинского звания (при наличии), фамилии и даты.

О снятии пометки "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки (записи) и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами (шариковой ручкой) с проставлением соответствующей отметки (записи) о принятом решении (например, "Пометка "Для служебного пользования" снята приказом командира войсковой части 00000 от 10 декабря 2016 г. N 92").

230. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой "Для служебного пользования".