1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также контроля за их исполнением в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны; военные округа, Северный флот - военными округами; центральные органы военного управления и иные подразделения, входящие в структуру Министерства обороны Российской Федерации, - центральными органами военного управления; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные комиссариаты и организации Вооруженных Сил Российской Федерации - воинскими частями; лица гражданского персонала (федеральные государственные гражданские служащие и работники) Вооруженных Сил Российской Федерации - лицами гражданского персонала.

Представительства (аппараты) Министерства обороны за рубежом при организации делопроизводства и работе со служебными документами руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности и требований, определенных отдельными специальными правовыми актами.

2. В тексте настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание служебных документов и организацию работы с ними в воинской части;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

система электронного документооборота Министерства обороны - информационная система, обеспечивающая сбор служебных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

служебный документ - документ, разрабатываемый (используемый) в порядке исполнения служебных обязанностей или поручений соответствующих должностных лиц, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами;

бланк (электронный шаблон) документа - набор реквизитов на листе бумаги (в электронной форме), идентифицирующих автора документа;

автор документа - орган военного управления, воинская часть, организация или должностное лицо Вооруженных Сил, создавшие документ;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

заверенная копия (выписка из) документа - копия (выписка из) документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков круглой или треугольной формы, или реквизит документа;

штамп - вид печати прямоугольной формы;

номенклатура - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг и журналов, заводимых в воинской части, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности воинской части;

книга, журнал - форма документа, предназначенная для внесения регистрационно-учетных записей;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и их систематизация внутри дела;

оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение.

3. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации (Государственную Думу и Совет Федерации), а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны - соответствующими инструкциями <*>;

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 декабря 2014 г. N 888.

при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) граждан, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц - главой 6 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации <**>, а также Регламентом Министерства обороны Российской Федерации <***>. При этом такие обращения регистрируются отдельно от других поступивших документов;

--------------------------------

<**> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 18 августа 2014 г. N 555.

<***> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 января 2015 г. N 1.

при ведении секретного делопроизводства и секретной переписки - Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации <*> с учетом требований настоящей Инструкции в части, касающейся составления и оформления документов;

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 20 октября 2005 г. N 010.

при обращении с машинными носителями информации, а также при организации защиты информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах - Руководством по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации <**> и Инструкцией по организации в Вооруженных Силах Российской Федерации защиты информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, обрабатываемых в государственных информационных системах и информационных системах персональных данных <***>;

--------------------------------

<**> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 9 февраля 2013 г. N 011.

<***> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 17 декабря 2014 г. N 925дсп.

при использовании печатей и штампов - Временной инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах Российской Федерации <****> с учетом положений настоящей Инструкции;

--------------------------------

<****> Утверждена начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первым заместителем Министра обороны Российской Федерации 11 июля 2004 г. N 205/2/164.

при организации учета материальных ценностей (в том числе библиотечного фонда) - Руководством по учету вооружения, военной, специальной техники и иных материальных ценностей в Вооруженных Силах Российской Федерации <*****>;

--------------------------------

<*****> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 15 апреля 2013 г. N 300дсп.

при организации учета специальных изданий - Руководством по обеспечению топографическими и специальными картами, каталогами геодезических пунктов и другими специальными изданиями топографической службы Вооруженных Сил Российской Федерации <******>;

--------------------------------

<******> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 декабря 2015 г. N 066.

при электронном документообороте - Временным регламентом по ведению делопроизводства в Министерстве обороны Российской Федерации с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации <*> и Временным регламентом работы в Министерстве обороны Российской Федерации с документами в электронном виде с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации <**>.

--------------------------------

<*> Утвержден Министром обороны Российской Федерации 29 августа 2009 г. N 205/2/620 (в редакции от 15 февраля 2011 г. N 205/2/81).

<**> Утвержден временно исполняющим обязанности Министра обороны Российской Федерации 8 февраля 2016 г. N 205/2/72.

Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными правовыми актами Министерства обороны.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Инструкцией.

При работе с судебными документами воинские части руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности, определенной соответствующим нормативным правовым актом Министерства обороны <***>.

--------------------------------

<***> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 15 января 2015 г. N 10.

5. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи и других технических средств.

Служебную переписку, в том числе в электронной форме, следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для личного общения как непосредственно, так и с использованием средств связи и других технических средств либо когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями в порядке подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с органами и организациями, не входящими в состав Вооруженных Сил <*>, гражданами в установленных случаях.

--------------------------------

<*> Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, органы и организации, не входящие в состав Вооруженных Сил, для краткости будут именоваться сторонними организациями.

Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между службами, отделами (отделениями) в соединении и ниже, а также внутри управлений, служб и отделов (отделений) не допускается.

В отдельных случаях разрешается ведение служебной переписки в территориально обособленных подразделениях воинской части, а также в управлениях, службах и отделах (отделениях) объединений. Перечень таких подразделений с указанием должностных лиц, имеющих право подписи служебных документов, определяется в приказе командира воинской части или в положении об управлении объединения.

8. Отправка корреспонденции должностным лицам министерств обороны (вооруженных сил), организациям, гражданам (подданным) иностранных государств, в представительства Российской Федерации за рубежом осуществляется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны, за исключением отправки (в том числе по электронной почте с соблюдением установленного порядка) в страны Содружества Независимых Государств при ведении справочной работы по личному составу <**> запросов и ответов по обращениям граждан, которая осуществляется центральными и другими органами военного управления, объединениями, соединениями, воинскими частями, военными комиссариатами (их отделами) и организациями Вооруженных Сил, включая архивы, самостоятельно <***>.

--------------------------------

<**> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 19 октября 2012 г. N 3300.

<***> По отдельным указаниям, издаваемым органами фельдъегерско-почтовой связи Вооруженных Сил, отправка корреспонденции в адрес граждан (органов власти), проживающих (расположенных) в отдельных регионах стран Содружества Независимых Государств, может осуществляться через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны.

Для пересылки личных (пенсионных) дел граждан, проживающих за границей, отправители представляют в Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны вместе с указанными делами сопроводительные письма в адрес получателей.

Допускается отправка, минуя Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны, корреспонденции, содержащей служебную переписку:

заместителей Министра обороны Российской Федерации - с государственными органами государства - участника Союзного государства по вопросам мероприятий Союзного государства;

Главного командования Военно-Морского Флота (Управления навигации и океанографии Министерства обороны) - с организациями иностранных государств и международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей;

Департамента социальных гарантий Министерства обороны, военных комиссариатов (их отделов) - с организациями (гражданами) стран Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых (пенсионных) отношений;

Департамента ведомственного финансового контроля и аудита Министерства обороны - с представительствами (аппаратами) Министерства обороны за рубежом по вопросам финансово-хозяйственной деятельности.

9. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач в повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях;

б) определить (письменно) порядок работы со служебными документами в воинской части, включая распорядок работы делопроизводства, порядок доклада служебных документов должностным лицам воинской части, обработки персональных данных военнослужащих и лиц гражданского персонала;

в) обеспечить учет поступающих и создаваемых служебных документов, их своевременное доведение до личного состава (исполнителей) и контроль за исполнением;

г) требовать и добиваться от подчиненных своевременного и надлежащего исполнения полученных служебных документов (поручений, указаний);

д) обеспечивать применение действительных и условных наименований воинских частей в соответствии с установленным порядком <*> при составлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки со сторонними организациями и гражданами;

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 5 августа 2010 г. N 025.

е) принимать возможные меры по сокращению служебной переписки, в том числе по разрешению вопросов путем личного общения;

ж) знать фактическое состояние делопроизводства, контролировать деятельность подчиненных подразделений и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

з) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия для его правильной организации и ведения, выделять и оборудовать для этого необходимые помещения и материально-технические средства;

и) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, подбору военнослужащих и лиц гражданского персонала в соответствии с их профессиональными и личными качествами для работы со служебными документами, по обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, средствами вычислительной техники, организационно-техническими и другими средствами и применению автоматизированных (информационных) технологий обработки служебной информации;

к) обеспечивать готовность к спасению служебных документов, в том числе специальных изданий и официальных изданий и документов (далее - официальные издания) <*>, в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 5 июня 2015 г. N 320.

л) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения <**>, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической, научной ценности;

--------------------------------

<**> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26 июля 1997 г. N 033.

м) обеспечивать своевременную передачу в Центральный архив Министерства обороны и его филиалы (далее - архивы) служебных документов (дел) с постоянными, временными (свыше 10 лет), а в отдельных случаях <***> с меньшими сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов (дел), подлежащих передаче в архивы.

--------------------------------

<***> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г. N 200.

10. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

а) знать и выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера, иной охраняемой законом информации или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, которые могут привести к таким последствиям;

в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только по решению (указанию) своего непосредственного командира (начальника) либо вышестоящего прямого командира (начальника);

г) завершать работу с компьютерными программами (информационными системами), надобность в использовании которых миновала, выключать средства вычислительной техники, кроме серверного и телекоммуникационного оборудования (если не предусмотрен другой режим работы), перед сдачей помещений под охрану;

д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е) передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

ж) правильно применять действительные и условные наименования воинских частей при составлении и отправке служебных документов;

з) немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов, учтенных машинных и других носителей информации, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов;

и) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы, работы (службы), переводом к новому месту военной службы (службы), по указанию непосредственного командира (начальника) в установленном порядке своевременно передавать все числящиеся за ними служебные документы и иные носители информации другим лицам или сдавать их в делопроизводство;

к) своевременно сдавать в делопроизводство исполненные служебные документы, а также документы, полученные временно для работы, надобность в которых миновала;

л) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и другие учтенные в делопроизводстве носители информации делопроизводителям по их требованию.

11. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (службы, работы) отношения к этим сведениям;

б) излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и другие носители служебной информации, не подлежащие опубликованию;

г) изготавливать не предусмотренные настоящей Инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки <*> и т.п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);

--------------------------------

<*> Допускается изготовление визитных карточек для представительств (аппаратов) Министерства обороны за рубежом и их должностных лиц (по согласованию с органами информационной безопасности (подразделениями защиты государственной тайны).

д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц;

е) вносить в служебные документы исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией и другими правовыми актами Министерства обороны;

ж) изготавливать копии служебных документов с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией;

з) обрабатывать служебную информацию в электронном виде на не учтенных в соответствующих делопроизводствах машинных носителях информации, а также с использованием личных средств вычислительной техники;

и) передавать и принимать без расписки служебные документы и другие учтенные носители служебной информации;

к) подключать к служебным средствам вычислительной техники неучтенные USB-устройства (фотоаппараты, модемы, флеш-карты, мобильные телефоны, планшеты и иные средства связи, а также им подобные устройства);

л) размещать служебную информацию в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", не имея на то полномочий и без согласования с органами информационной безопасности;

м) подключать к средствам вычислительной техники, предназначенным для работы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", машинные носители информации, предназначенные для обработки информации ограниченного доступа;

н) использовать электронную почту воинской части, ее адрес в личных целях, передавать в сообщениях электронной почты информацию ограниченного доступа;

о) выносить и хранить служебные документы за пределами воинской части без разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

п) отключать средства антивирусной защиты служебных персональных электронных вычислительных машин;

р) устанавливать на персональные электронные вычислительные машины вредоносные программы (вирусы) и программные средства скрытого информационного воздействия.

12. Положения пунктов 10 и 11 настоящей Инструкции доводятся до военнослужащих и лиц гражданского персонала ежегодно под личную подпись.

13. Изготовление (приобретение) бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, а также немаркированных конвертов и обеспечение ими воинских частей на основании ежегодных заявок, представляемых в установленном порядке, возлагаются:

на Департамент эксплуатационного содержания и обеспечения коммунальными услугами воинских частей и организаций Министерства обороны - для центральных органов военного управления;

на объединенные стратегические командования военных округов (их довольствующие органы) - для органов военного управления военных округов, объединений, соединений, воинских частей, организаций Вооруженных Сил, в том числе воинских частей и организаций центрального подчинения, дислоцированных на территориях данных военных округов, а также в отдельных случаях для заинтересованных центральных органов военного управления (по согласованию).

Согласование, в том числе с Департаментом эксплуатационного содержания и обеспечения коммунальными услугами воинских частей и организаций Министерства обороны, вопросов организации снабжения центрального органа военного управления указанной продукцией через объединенное стратегическое командование военного округа (его довольствующие органы) возлагается на этот заинтересованный центральный орган военного управления.

Заявки на указанную потребную продукцию направляются ежегодно к 1 августа текущего года. При отсутствии централизованного снабжения указанная продукция может изготавливаться (приобретаться) воинскими частями с использованием имеющихся в их распоряжении технических (финансовых) средств.

14. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Ответственность за организацию и соблюдение правил делопроизводства в центральных органах военного управления возлагается на руководителей этих органов <*>.

--------------------------------

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 10 января 2015 г. N 1.

15. В целях организации в Вооруженных Силах документирования информации, своевременной подготовки в установленном порядке к рассмотрению служебных документов, работы с ними и их хранения создается служба документационного обеспечения управления Вооруженных Сил.

Состав, задачи, организация деятельности службы документационного обеспечения управления Вооруженных Сил, права и обязанности ее должностных лиц определяются приказом Министра обороны Российской Федерации <**>.

--------------------------------

<**> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 25 апреля 2014 г. N 275.

Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах, а также руководство службой документационного обеспечения управления Вооруженных Сил осуществляется Управлением делами Министерства обороны.

16. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части, а если при работе предусматривается обработка информации ограниченного доступа, - с письменного разрешения (указания) этого должностного лица.

17. Работа с несекретными служебными документами, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей разрешаются с письменного разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части, а в управлениях, службах и отделах (отделениях) от объединения и выше - с разрешения соответствующего начальника управления (службы, отдела (отделения).

18. Военнослужащие и лица гражданского персонала при ведении личной переписки и во внеслужебных взаимоотношениях со сторонними организациями, с гражданами указывают (предоставляют) адреса электронной почты, используемые в личных целях, и (или) почтовые (квартирные) адреса своего места жительства (фактического проживания) без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают обратные почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи общего пользования (далее - предприятия связи), к которым воинские части приписаны на почтовое (телеграфное) обслуживание.

При создании и использовании адресов электронной почты в личных целях не допускается использование информации, по которой можно определить принадлежность пользователя к Вооруженным Силам, его воинскую часть или специальность.

19. Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без указания пункта приписки.

На конвертах (оболочках) почтовых отправлений не допускается нанесение рисунков, по которым можно определить принадлежность отправителя к роду войск или службе, его специальность, место дислокации или страну пребывания воинской части.