Регистрация и отправка служебных документов

123. Отправка служебных документов без регистрации запрещается.

Служебные документы после их подписания командиром (начальником) передаются исполнителем с расчетом рассылки в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

124. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

125. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и другие срочные документы отправляются немедленно.

Отправляемые (исходящие) служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов (исходящих) (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

126. Исходящий служебный документ, независимо от того, оформлен он на бланке с угловым штампом или без него, должен иметь исходящий номер, в состав которого входит порядковый номер по журналу учета служебных документов (исходящих).

Если служебный документ оформлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в месте для реквизита "Регистрационный номер документа".

Перед порядковым номером проставляются присвоенный воинской части цифровой индекс, иные цифровые обозначения (если таковые установлены в воинской части), которые отделяются дробными чертами. Например: N 205/456 или N 205/2/654.

Если служебный документ оформлен не на бланке, то исходящий номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 интервал.

Например:

127. Каждый исходящий служебный документ должен, как правило, иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя или его командира (начальника) либо изготавливается на копировально-множительном аппарате. При наличии электронной копии документа, изготовленной средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, изготовления копии исходящего документа на бумажном носителе не требуется.

При отправке служебного документа в высшие инстанции и во взаимодействующие (сторонние) организации в деле остается копия документа.

В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

Копия (при наличии) подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под подпись.

128. Отчеты, доклады, акты, списки и другие подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловыми штампами (без угловых штампов), проставляется ниже подписей должностных лиц от левой границы текстового поля.

129. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой учетный номер, в соответствующем журнале (книге) учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

130. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции) указывается, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (номер реестра) и дата отправки.

131. Если ответы (поручения) даны командиром (начальником) на поступивших служебных документах с последующим их возвращением за входящими номерами, в этих случаях в журнале учета служебных документов (входящих) (приложение N 10 к настоящей Инструкции) делается пометка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по книге реестра (номер реестра) и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, заносится в систему электронного документооборота Министерства обороны (журнал учета служебных документов), или в системе электронного документооборота Министерства обороны сохраняется электронная копия возвращаемого служебного документа.

132. Рабочие тетради и издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

133. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции) не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.