XII. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

282. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

283. Ежегодно (в январе - марте) состояние несекретного делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части.

284. В состав комиссии включаются военнослужащие и лица гражданского персонала (в обязательном порядке лица, ответственные за учет и хранение служебных документов с пометкой "Для служебного пользования") воинской части, в которой проводится проверка. Члены комиссии на период ее работы освобождаются от исполнения должностных обязанностей и привлечения к несению службы в наряде.

Председатель комиссии составляет план ее работы, определяющий задачи, порядок и сроки проверки.

План работы комиссии утверждается командиром (начальником штаба) воинской части, доводится под личную подпись до всего состава комиссии.

Начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей до начала проверки организуется инструктаж членов комиссии.

285. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в службу делопроизводства, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года, высланные (поступившие) в воинские части материалы инвентарного учета (издания) для временного пользования возвращены обратно. В книгах и журналах учета прошлого года при перерегистрации делается отметка с указанием новых учетных номеров.

Комиссия проверяет выполнение требований и реализацию предложений предыдущей комиссии, наличие текущих (в том числе находящихся на оперативном хранении) и архивных дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", печатей и штампов (где нет подразделений по защите государственной тайны), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных.

Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами (расписками).

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится путем сверки данных об их учете с фактическим наличием этих служебных документов, дел, изданий и (или) подтверждающих учетных данных или документов об их поступлении, отправке (передаче), размножении (печатании), уничтожении.

В книгах и журналах учета (переходящих) отметки об отправке, уничтожении или переучете служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" заверяются специальным штампом "Учет сверен" с проставлением даты, подписи и фамилии члена комиссии, проводившего их проверку. Штамп в пенале, опечатанном номерной печатью председателя комиссии, хранится в службе делопроизводства.

286. О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указывается, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, выявленные недостатки и предложения по совершенствованию ведения несекретного делопроизводства. К акту прилагается перечень служебных документов, не подшитых в дела, и план работы комиссии.

С учетом результатов работы комиссии, указанных в акте, службой делопроизводства составляется и представляется на утверждение командиру (начальнику) воинской части план устранения недостатков.

Контроль за выполнением мероприятий плана устранения недостатков возлагается на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.