53. Состав и расположение реквизитов конкретного служебного документа определяются его видом и назначением.

Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", иными законодательными и нормативными правовыми актами.

Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизит "Эмблема Вооруженных Сил Российской Федерации" воспроизводится на бланках с угловыми штампами и угловых штампах (за исключением тех, на которых помещается изображение Государственного герба Российской Федерации).

Изображение эмблемы Вооруженных Сил на бланках с угловыми штампами размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизит "Наименование федерального органа исполнительной власти" на бланках с угловыми штампами и угловых штампах должен содержать полное и сокращенное наименования, установленные Положением о Министерстве обороны Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 16 августа 2004 г. N 1082 "Вопросы Министерства обороны Российской Федерации":

полное - Министерство обороны Российской Федерации;

сокращенное - Минобороны России.

Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Использование (в том числе в служебных документах) сокращений "Министерство обороны РФ", "Минобороны РФ", "Министерство обороны России", "Минобороны Российской Федерации", а также "РФ" вместо "Российская Федерация" не допускается.

Реквизит "Наименование воинской части" используется на бланке с угловым штампом и угловом штампе воинской части и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти.

Реквизит "Наименование должности" используется на бланке с угловым штампом должностного лица, имеющего право ведения переписки на должностном бланке, и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти либо, если документ подготовлен не на должностном бланке, включается в подпись.

Реквизит "Справочные данные" включает почтовый адрес автора документа, который помещается на бланках с угловыми штампами и угловых штампах.

Почтовый адрес Министерства обороны - г. Москва, 119160.

Реквизит "Наименование вида документа" включается в бланк соответствующего вида служебного документа либо указывается при подготовке служебного документа. Наименование вида и разновидности служебного документа не указывается на бланках служебных писем.

Реквизит "Дата документа" в служебном документе соответствует дате его подписания (приказа, служебного письма, справки и т.п.), дате его утверждения (плана, отчета и т.п.) или дате события, которое в нем зафиксировано (постановление, протокол, акт и т.п.).

Служебный документ, изданный совместно двумя или более организациями, должен иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате его подписания (утверждения).

Дата указывается цифровым или словесно-цифровым способом. Цифровой способ в основном применяется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебных документов, а словесно-цифровой способ - при оформлении дат распорядительных служебных документов, протоколов, финансовых документов, служебных писем, телеграмм и в текстах этих документов.

Дата оформляется на одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год:

при цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например, 05.11.2016);

при словесно-цифровом способе день месяца и год оформляются арабскими цифрами (с простановкой буквы "г" и точки), месяц - буквами (например: 5 ноября 2016 г.).

При оформлении даты служебного документа, представляемого для подписания (утверждения), печатаются только месяц и год.

Дата (день месяца) проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ.

Служебный документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом или законодательством не предусмотрена другая дата.

Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, подтверждающий факт создания (поступления) документа и состоящий из порядкового номера служебного документа, присваиваемого при регистрации в соответствующей регистрационно-учетной форме, который может дополняться цифровыми и буквенными обозначениями (кодами, индексами).

Для определения принадлежности служебных документов подразделениям воинской части могут в установленном порядке присваиваться цифровые и буквенные обозначения, которые включаются в регистрационный номер документа.

При ведении служебной переписки использование в регистрационном номере исходящего документа буквенных обозначений подразделений воинской части запрещается.

На служебном документе, составленном совместно двумя и более воинскими частями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из воинских частей (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга дробной чертой "/" и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) служебного документа.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает в себя регистрационный номер и дату поступившего документа, на который дается ответ. Реквизит обязателен для ответных писем.

Реквизит располагается на бланке с угловым штампом ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", состоит из постоянной части в виде: "На N __________________".

В случае, когда документ оформляется не на бланке, то номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо, проставляются на 2 - 3 интервала ниже реквизита "Адресат" от левой границы текстового поля в виде:

"На N 000/0000 от 25 ноября 2016 г.".

Реквизит "Место составления (издания) документа" указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных записок и им подобных документов и других внутренних информационно-справочных материалов. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу.

Реквизит помещается в пределах границ текстового поля без кавычек в правом верхнем углу первого листа служебного документа (его проекта), обложки и титульного листа издания, а также сопроводительного письма к таким документам, на границе верхнего поля и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется через 1 межстрочный интервал ниже грифа ограничения доступа к документу и центрируется по отношению к нему.

При оформлении грифа ограничения доступа к документу на бланках, изготовленных типографским способом, допускается размещение реквизита за пределами границ текстового поля.

На приложениях к распорядительным служебным документам реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" помещается в правом верхнем углу выше слова "Приложение" без указания номера экземпляра. На приложениях к приложениям гриф ограничения доступа к документу не оформляется.

Реквизит "Адресат" оформляется на служебных письмах и других видах документов, имеющих адресную часть.

Адресатом документа могут быть сторонняя организация, воинская часть, их структурные подразделения, должностное или физическое лицо.

Наименования сторонней организации, воинской части, их структурных подразделений указываются в именительном падеже.

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

Адресат указывается на верхней правой стороне бланка с угловым штампом или первой страницы листа, если документ подготовлен не на бланке.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Все строки реквизита "Адресат" размещаются центрированным способом (каждая строка реквизита центрируется по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем), за исключением служебного документа, направляемого более чем в четыре адреса, в котором каждый адресат должен выравниваться по левому краю самой длинной строки. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см.

В наименованиях адресата сокращения в наименованиях организаций (ПАО, ФГУП и т.п.) и должностях не применяются.

Например:

Инициалы и фамилия должностного лица печатаются прописными буквами без пробелов.

Например:

При адресовании служебного документа большому числу адресатов в нем указывается не более четырех адресатов (кроме указаний).

При адресовании служебного документа в высшие инстанции и сторонние (взаимодействующие) организации служебный документ оформляется по количеству адресатов и командиром (начальником) подписываются все экземпляры.

При адресовании служебного документа в подчиненные воинские части командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в деле отправителя или может высылаться одному из адресатов, когда оставлять его в деле нет надобности.

При направлении документа более чем в четыре адреса, а также адресатам, указанным обобщенно, составляется расчет (указатель) рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

На документах, направляемых в органы законодательной, исполнительной и судебной власти, иные государственные органы и постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется.

Реквизиты почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <*>:

--------------------------------

<*> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

наименование (фамилия, имя, отчество) адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании служебного письма в организацию сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и почтовый адрес.

Например:

Адресование служебных документов, направляемых командирам и другим должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.

Например:

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, дислоцирующихся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации.

Например:

Фамилия и инициалы физического лица печатаются прописными буквами и инициалы отделяются от фамилии пробелом. Направляемый ответ адресуется следующим образом:

на бумажном носителе:

в форме электронного документа (если не требуется досылка документа почтовым отправлением) на адрес электронной почты:

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления, а также внутри военных округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи.

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления и штабами, управлениями, отделами (отделениями) и службами военных округов, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка (доставка) их осуществляется:

а) в штабы, управления, отделы (отделения) и службы центральных органов военного управления, военных округов, флотов - по условным наименованиям, а если они не присвоены, - по действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и наименований пунктов приписки к предприятиям связи;

б) в штабы, управления, отделы (отделения) и службы войск, временно находящиеся за границей, - по условным наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования пункта дислокации.

В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляются и адресуются воинскими частями, которым условные наименования не присвоены.

Объединенные стратегические командования военных округов, штабы, управления, направления, отделы (отделения) и службы центральных органов военного управления, военных округов, флотов, которым присвоены условные наименования, при переписке с воинскими частями, со сторонними организациями и военными представительствами Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях все служебные документы составляют и адресуют под условными наименованиями.

Военные представительства Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие заверения печатью установленного образца, составляют на бланках с угловыми штампами с наименованиями этих военных представительств.

Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям этих военных представительств. Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на пакете (конверте) в адресе получателя "Начальнику ВП". Указывать на пакетах (конвертах) слова "Военное представительство", "Военный представитель" запрещается.

Реквизит "Гриф утверждения документа" оформляется на служебном документе, утверждаемом должностным лицом (должностными лицами) непосредственно или распорядительным служебным документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Служебные документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

На служебных документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля.

Гриф утверждения документа включает: слово "УТВЕРЖДАЮ" (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности, воинское звание (при наличии), подпись лица, утверждающего документ, и расшифровку подписи (инициал имени, фамилия), дату утверждения.

Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности указываются центрированно, а воинское звание (при наличии) и дата выравниваются по левой границе самой длинной строки. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

При утверждении служебного документа несколькими лицами, состоящими в равных должностях, грифы утверждения документа располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. При разных должностях грифы утверждения документа располагаются один под другим в соответствии с занимаемой должностью через 1 - 2 интервала.

Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" должен включать: инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), решение (поручение) по документу, срок исполнения, подпись должностного лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

На документах, не требующих решений (указаний по исполнению) и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), подпись автора резолюции, дата резолюции.

Реквизит "Заголовок к тексту" должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "О выделении ...", "Об утверждении ...", "О командировании ...".

Служебный документ формата A4 должен иметь заголовок. Служебные документы объемом не более одной страницы, а также доклады, служебные письма при внутриведомственной переписке могут составляться без заголовка.

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на 2 - 3 интервала ниже предыдущего реквизита. Заголовок в служебных письмах оформляется от левой границы текстового поля и должен быть, как правило, длиной не более 10 см, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах - центрируется относительно текстового поля.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата A5.

Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа. Текст документа должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на 2 - 3 интервала ниже предыдущего реквизита и выравнивается относительно установленных границ полей. Текст документа может начинаться с уважительного обращения к адресату, которое располагается над основным текстом и центрируется относительно границ полей.

Первая строка абзаца основного текста печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (далее - абзацный отступ).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных служебных документов, указываются наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата и регистрационный номер документа, заголовок, заключенный в кавычки, или наименование вида документа, наименование организации или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения либо дается ссылка на них. Допускается включать в конце текста приписку: "Основание: ______________." с указанием наименования, даты и регистрационного номера документа.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели его составления, основной части, содержащей констатирующее (повествовательное) описание фактов (процессов), и заключительной (распорядительной) части, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы, решения и указания.

Основной текст положения, наставления, руководства, правил, инструкции, устава, перечня, плана мероприятий и других документов может подразделяться на главы (разделы, части), пункты, подпункты, абзацы. Главы (разделы, части) нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами со скобкой или строчными буквами русского алфавита со скобкой. Абзацы не нумеруются. Нумерация глав (разделов, частей), пунктов должна быть единой (сквозной) для всего текста документа. Пункты, подпункты и абзацы заголовков не имеют.

Заголовки глав (разделов, частей) пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами. Точка в конце заголовков не ставится. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

Примечания к пунктам могут располагаться после основного текста (затекстовые примечания) или внизу страницы (сноски).

В распорядительных служебных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ", "ТРЕБУЮ", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "РЕШИЛИ").

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица единственного числа ("прошу рассмотреть", "считаю необходимым", если письмо оформлено на должностном бланке;

от третьего лица единственного числа ("Министерство обороны Российской Федерации не возражает");

от первого лица множественного числа ("просим направить ...", "представляем на рассмотрение ...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий инициалы указываются после фамилии.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается с абзацного отступа на 1 интервал ниже текста документа и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Например:

С уважением, ...

Фрагменты текста документа могут быть представлены в форме таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, то заголовки граф таблицы повторяются на каждом листе или графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Реквизит "Отметка о контроле" за исполнением служебного документа на бумажном носителе обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

При ведении контроля с использованием системы электронного документооборота Министерства обороны либо регистрационной базы документов признак контроля служебного документа формируется также в этой системе (базе).

Реквизит "Отметка о приложении" содержит сведения о материалах, прилагаемых к служебному документу.

Материалы, прилагаемые к служебному документу (кроме распорядительного), указываются после основного текста документа либо на оборотной стороне последнего листа служебного документа с учетом зеркальности полей.

На служебных документах, представляемых Министру обороны Российской Федерации, его заместителям, в том числе направляемых в установленном порядке в органы государственной власти, а также на служебных письмах центральных органов военного управления отметка о приложении оформляется в верхней части оборотной стороны служебных документов в установленных границах полей.

Если приложение подлежит поэкземплярному учету, то указывается номер экземпляра и гриф ограничения доступа к документу. Например:

Если приложение (подлинник) направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении составляется следующим образом. Например:

Если приложение направляется не всем адресатам, которым направляется служебный документ, то в отметке о приложении указывается, какому адресату оно направляется: первому, второму и т.д. Например:

Если приложение в тексте документа не названо или если в тексте документа названо несколько приложений, то в отметке о приложении перечисляется наименование каждого прилагаемого документа с указанием количества листов и количества (номеров) экземпляров и грифа ограничения доступа к документу (при наличии). Например:

При большом количестве приложений на них может составляться опись на отдельном листе (листах), прилагаемая к документу, о чем в отметке о приложении указывается:

Если приложение (приложения) сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией листов, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Если приложение к служебному документу содержится на съемном МНИ, то в отметке о приложении указываются: тип прилагаемого МНИ (USB-накопитель, CD-R, DVD-RW, ГМД и т.п.), его учетные данные, номер экземпляра, количество, а также наименование (краткое содержание) файлов документа, их формат и объем (Мб) и гриф ограничения доступа к документу (при наличии). Например:

При оформлении электронного документа, созданного и направляемого по системе электронного документооборота Министерства обороны, прилагаемые к нему файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов) указываются под текстом документа.

Приложения к распорядительному служебному документу являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа и имеют единую (сквозную) с ним нумерацию листов.

Приложениями к распорядительному служебному документу могут быть утверждаемые этим распорядительным служебным документом положения, наставления, руководства, правила, инструкции, уставы, перечни, планы мероприятий и другие документы. Приложения к распорядительному служебному документу могут иметь приложения (приложения к приложениям).

Если имеется несколько приложений к распорядительному служебному документу (приложений к приложениям), то они нумеруются последовательно по мере ссылки на них в тексте распорядительного служебного документа (приложения к распорядительному служебному документу). Приложения к распорядительному служебному документу и приложения к приложениям нумеруются раздельно.

При наличии приложения к распорядительному служебному документу (приложения к приложению) в тексте распорядительного служебного документа (приложения к распорядительному служебному документу) дается ссылка на приложение, а отметка о приложении оформляется на этом приложении.

Отметка о приложении к распорядительному служебному документу (о приложении к приложению) оформляется в правом верхнем углу первого листа приложения к распорядительному служебному документу (приложения к приложению). Все составные части отметки о приложении к распорядительному служебному документу (о приложении к приложению) печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем.

Отметка о приложении к распорядительному служебному документу (о приложении к приложению) включает в себя слово "Приложение" без кавычек и номер приложения (если приложение нумеруется), наименование вида, дату и номер распорядительного служебного документа (наименование приложения к распорядительному служебному документу и пункт (пункты) этого приложения, в которых упоминается приложение к приложению).

Если в тексте распорядительного служебного документа дается ссылка на приложение (например, "Утвердить Инструкцию о ... (приложение к настоящему приказу).", то отметка о приложении к распорядительному служебному документу оформляется по форме:

В случае, если имеется несколько приложений к распорядительному служебному документу, то в тексте распорядительного служебного документа дается соответствующая ссылка на приложение (например, "1. Утвердить Инструкцию о ... (приложение N 1 к настоящему приказу).", а отметка о приложении к распорядительному служебному документу оформляется по форме:

Если в тексте приложения к распорядительному служебному документу дается ссылка на приложение (например, "5. ... согласно приложению к настоящей Инструкции."), то отметка о приложении к приложению оформляется по форме:

В случае, если приложение к распорядительному служебному документу имеет несколько приложений, то в тексте приложения к распорядительному служебному документу дается соответствующая ссылка на приложение к приложению (например, "17. Форма акта приведена в приложении N 1 к настоящей Инструкции."), а отметка о приложении к инструкции оформляется по форме:

Если ссылка на приложение к приложению дается в различных пунктах приложения к распорядительному служебному документу (например, "6. ... согласно Плану проведения контрольной проверки, указанному в приложении N 2 к настоящей Инструкции." и "10. ... согласно Программе проведения контрольной проверки, указанной в приложении N 2 к настоящей Инструкции."), то отметка о приложении к приложению оформляется по форме:

Оформление приложения к проекту распорядительного служебного документа завершается проставлением после текста приложения ниже на 1 интервал черты длиною 2 - 3 см.

Приложения (справки, таблицы и т.п.) к докладам, сопроводительным письмам и другим служебным документам (кроме распорядительных) подписываются разработчиком этих документов либо его командиром (начальником).

Реквизит "Гриф согласования документа" оформляется при согласовании проекта служебного документа с неподчиненными (сторонними) организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования документа включает: слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности, воинское звание (при наличии), подпись лица, с которым согласовывается документ, и расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его регистрационный номер и дату.

Каждая составная часть грифа согласования документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см и ограничивается текстовым полем. Слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности указываются центрированно, а воинское звание (при наличии) и дата выравниваются по левой границе самой длинной строки. Последняя буква в расшифровке подписи выравнивается по правой границе самой длинной строки.

Например:

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Если на документе проставляются два грифа согласования, то они оформляются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, при большем количестве грифы согласования оформляются двумя вертикальными рядами через 1 - 2 межстрочных интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При подготовке на проекте основного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Лист согласования является неотъемлемой частью служебного документа (его проекта), для чего, как правило, используется (применяется) один из листов (последний лист) основного служебного документа.

Внешнее согласование осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Реквизит "Виза" на проектах документов, созданных на бумажном носителе, включает наименование должности, воинское звание (при наличии), собственноручную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициал имени, фамилия) и дату, а созданных в форме электронного документа, - наименование должности и электронную подпись (соответствующего вида) визирующего.

Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах распорядительных служебных документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части.

Реквизит "Печать" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами или нотариальными действиями, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны.

Служебный документ на бумажном носителе заверяется мастичной печатью установленного образца. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего служебный документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П.".

Оттиски печатей выполняются штемпельной краской красного, синего или фиолетового цвета.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику документа. Отметка о заверении копии документа проставляется ниже реквизита "Подпись" и включает: слово "Верно", наименование должности и подпись лица, заверившего копию, расшифровку подписи (инициал имени, фамилия), дату заверения копии.

Например:

Для представления (высылки) в другую воинскую часть или в стороннюю организацию оформляется и выдается заверенная копия (выписка из) документа. Заверенная копия (выписка из) документа включает отметку о заверении, которая ниже слова "Верно" дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (выписка) (например, "Подлинник документа находится в войсковой части 00000 в деле N _____ за ____ год"), и заверяется печатью установленного образца.

Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется на оборотной стороне последнего листа служебного документа внизу слева. Если подлинник документа остается в делах отправителя, то отметка об исполнителе дополнительно оформляется на лицевой стороне последнего листа служебного документа как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе включает: фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона, который может дополняться кодами страны и города (оператора связи).

Например:

Исп. Фамилия И.О.

т. 8-495-696-89-00

Если указывается номер телефона режимной или иной внутренней связи, то отметка об исполнителе оформляется по форме:

Исп. Фамилия И.О.

т. АТС-Р 23-96

Если документ направляется получателю по электронной почте, то отметка об исполнителе дополняется адресом электронной почты отправителя.

Например:

Исп. Фамилия И.О.

т. 8-495-696-89-00 (pm@mil.ru)

В номерах телефонов дефисы могут заменяться пробелами.

Отметка об исполнителе может дополняться воинским званием, собственноручной подписью, аббревиатурой (в скобках) наименования структурного подразделения (воинской части) исполнителя.

В случае подготовки несекретных служебных документов в специальных воинских частях исполнителями, личные данные которых подлежат засекречиванию (прикрытию), по решению командиров (начальников штабов) этих воинских частей исполнители в отметке об исполнителе могут указывать только свой служебный телефон либо телефон дежурного по воинской части (штабу) или службы делопроизводства.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте каждого экземпляра и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров и кому они адресованы (при печатании более 5 экземпляров адресаты не указываются), фамилию лица, печатавшего документ, дату его печатания, учетный номер машинного носителя информации.

Например:

Отп. 3 экз.

Экз. N 1 - в/ч 00000

Экз. N 2 - в/ч 11111

Экз. N 3 - в/ч 22222

Исп. и отп. воинское звание Фамилия И.О. (аббревиатура)

т. 8 495 696 89 00

10.07.2016

ЖМД N 101 дсп

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на обороте последнего листа исполненного служебного документа справа вверху и включает: ссылку на дату и учетный (входящий, исходящий или инвентарный) номер документа, которым исполнен служебный документ, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении (когда и как решены вопросы); слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться служебный документ; подпись исполнителя или его командира (начальника), расшифровку подписи (инициал имени, фамилия) и дату.

Например:

Реквизит "Отметка о поступлении документа" служит для подтверждения факта поступления документа в воинскую часть и включает дату поступления (при необходимости с указанием времени поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

Реквизит "Ссылка на документ", изготовленный на бумажном носителе, проставляется на границе нижнего поля документа справа, может оформляться как нижний колонтитул. Ссылка на электронный документ указывает на место хранения электронного документа (электронной копии документа) в системе электронного документооборота Министерства обороны (имя файла документа и путь к нему).

Реквизит "Подпись" на бумажном носителе оформляется собственноручной подписью.

Подпись оформляется 2 - 3 интервалами ниже предыдущего реквизита и включает: наименование должности, воинское звание (при наличии), подпись лица, подписывающего служебный документ, расшифровку подписи (инициал имени, фамилия). В отдельных случаях в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия.

В зависимости от вида служебного документа наименование должности и воинское звание под ней печатаются от левой границы текстового поля или центрируются относительно текстового поля. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 14 см.

Расшифровка подписи располагается ниже на 1 межстрочный интервал от наименования должности (воинского звания при наличии). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью через 1 - 2 интервала.

В служебном документе, требующем подписания, указывается штатная должность лица, подписывающего документ.

В случае временного исполнения обязанностей по невакантным должностям или временного исполнения обязанностей по вакантным должностям перед наименованием штатной должности дополнительно указывается временно исполняющий обязанности (врио) или временно исполняющий должность (врид) соответственно.

В служебном документе, оформляемом на бланке с угловым штампом, наименование должности в зависимости от содержащихся в бланке реквизитов может быть сокращено.

При оформлении служебного документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывается.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Запрещается:

печатать реквизит "Подпись" на отдельном листе без размещения на этом листе последнего абзаца или нескольких строк текста;

подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Служебные документы подписываются должностными лицами в пределах предоставленных полномочий.

Служебные документы, направляемые сторонним организациям, от имени Министерства обороны подписываются Министром обороны Российской Федерации и его заместителями, а по их решению (поручению) и в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Министерства обороны, - другими руководящими должностными лицами Министерства обороны; от имени других органов военного управления - руководителями этих органов военного управления от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, представляемые вышестоящим командирам (начальникам), направляемые подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

Приказы и директивы подписываются командирами (начальниками), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

Приказания подписываются начальниками штабов (заместителями командиров) воинских частей от имени командиров воинских частей, помощниками начальников гарнизонов по организации гарнизонной службы от имени начальников гарнизонов.

Указания подписываются Министром обороны Российской Федерации, первыми заместителями и заместителями Министра обороны Российской Федерации, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главнокомандующими видами Вооруженных Сил, командующими войсками военных округов, флотами, командующими родами войск Вооруженных Сил, руководителями центральных органов военного управления, заместителями и помощниками командующих войсками военных округов, флотами, армиями, флотилиями, начальниками управлений видов Вооруженных Сил и родов войск Вооруженных Сил, а также управлений, отделов (отделений) и служб, подчиненных командующему войсками военного округа, флотом, армией, флотилией.

Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне - капитану и первому помощнику;

в) в организации, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и начальнику органа военной полиции Вооруженных Сил;

д) в объединенном стратегическом командовании военного округа, управлении флота, армии, флотилии - командующему, его заместителям (помощникам), заместителям (помощникам) начальника штаба, начальникам штабов материально-технического обеспечения, начальникам самостоятельных управлений, служб и отделов (отделений);

е) в центральных органах военного управления:

заместителям начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, заместителям руководителя Аппарата Министра обороны Российской Федерации;

главнокомандующим видами Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам управлений главных командований видов Вооруженных Сил и их заместителям;

командующим родами войск Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников штабов родов войск Вооруженных Сил, начальникам управлений командований родов войск Вооруженных Сил и их заместителям;

руководителям центральных органов военного управления и их заместителям;

начальникам самостоятельных центров, управлений, отделов (отделений), служб и их заместителям.

В центральных органах военного управления право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных центров, управлений, направлений, отделов (отделений) и служб, а также отдельным должностным лицам, не входящим в структурные подразделения центрального органа военного управления (помощникам, главным инженерам, референтам и др.). Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил и штабов родов войск Вооруженных Сил, руководителей центральных органов военного управления.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника).

В отношении руководителей центральных органов военного управления, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы, временное исполнение обязанностей объявляется приказом представителя нанимателя, если иное не предусмотрено в должностном регламенте лица, замещающего руководителя центрального органа военного управления.

Предписания (ссылку на приказ) военнослужащим о направлении к новому месту военной службы и отпускные билеты может подписывать начальник отдела кадров (строевого отдела) на основании приказа командира (начальника) воинской части. В объединенном стратегическом командовании военного округа отпускные билеты может подписывать начальник управления (отдела (отделения), службы) военного округа.

Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

Реквизит "Отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного документа и отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. При задании местоположения, размера и других характеристик отметки об электронной подписи и ее элементов должны выполняться следующие требования:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает: изображение эмблемы Вооруженных Сил в одноцветном варианте, слова "ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи и проставляется в месте расположения реквизита "Подпись".

Например:

54. При подготовке служебных документов и в ходе работы со служебными документами могут формироваться и использоваться отметки о коде формы документа "Срочно", "Подлежит возврату", "Проект", "Копия" (располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа и ограничиваются его правым полем) и другие реквизиты, необходимые для конкретного вида служебного документа.