Особенности первичной обработки, регистрации и отправки документов в электронном виде

248. Первичная обработка поступивших документов в электронном виде включает проверку комплектности, соответствия установленным требованиям форматов файлов электронных документов, подлинности и действительности электронных подписей и распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.

Основанием для отказа в регистрации (с детализацией в системе электронного документооборота Министерства обороны причин отказа) документа в электронном виде, поступившего от вышестоящей воинской части, является его несоответствие требованиям настоящей Инструкции, а поступившего от участника информационного взаимодействия, - требованиям приказа N 186/258, в том числе:

нарушение комплектности поступившего по системе электронного документооборота Министерства обороны документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к РКД файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в РКД, или транспортного контейнера, поступившего по системе межведомственного электронного документооборота (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);

недействительность электронных подписей;

несоответствие данных должностного лица - подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;

несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.

249. Регистрация (отказ в регистрации) поступивших документов в электронном виде осуществляется в день их поступления в службу делопроизводства либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие по системе электронного документооборота Министерства обороны с поручениями из вышестоящих воинских частей, учитываются, как правило, за входящими регистрационными номерами вышестоящих воинских частей.

250. При регистрации в системе электронного документооборота Министерства обороны на каждый служебный документ вне зависимости от способа его доставки (отправки) создается РКД, в которой формируются дата регистрации и регистрационный номер (далее - регистрационные данные) поступившего (созданного) документа. В РКД в обязательном порядке вносятся сведения о служебном документе в объеме, не менее предусмотренного журналом учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

251. При регистрации в системе электронного документооборота Министерства обороны поступивший (созданный) служебный документ на бумажном носителе сканируется <*> и его электронная копия прикрепляется к РКД.

--------------------------------

<*> Не сканируются приказы, директивы, документы с пометкой "Лично", документы, содержащие персональные данные, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, документы нестандартного формата, прошитые, скрепленные и заверенные печатью, объемом более 50 листов, а также по решению командира (начальника) воинской части другие документы, содержащие сведения (информацию) конфиденциального характера (ограниченного доступа).

В этом случае в поле РКД "Описание содержимого" делается пометка о том, что документы представлены на бумажном носителе.

Перед сканированием отправляемого документа на бумажном носителе на нем проставляются регистрационные данные.

252. Подлинник документа, подписанного на бумажном носителе и разосланного в электронном виде, остается на хранении в воинской части - отправителе. На обороте последнего листа служебного документа делопроизводителем делается отметка о его направлении адресату в электронном виде по системе электронного документооборота Министерства обороны.

Отправка (досылка) подлинника служебного документа на бумажном носителе при наличии системы электронного документооборота Министерства обороны осуществляется только в случаях:

если установлены ограничения на создание и отправку электронной копии документа;

когда предоставление подлинника документа предусмотрено законодательством либо правовыми актами Министерства обороны при исполнении служебного документа или поручения вышестоящего должностного лица;

поступления запроса (просьбы) адресата, получившего электронную копию документа.

253. При отсутствии у воинской части технической возможности получения подписанного электронного документа с использованием системы электронного документооборота Министерства обороны в ее адрес направляется копия электронного документа на бумажном носителе, содержащая в обязательном порядке регистрационные данные и отметку (отметки) об электронной подписи (подписях).

254. В процессе регистрации созданного (отправляемого) электронного документа проверяются его комплектность, действительность электронной подписи (подписей) и помимо регистрационных данных формируются:

элементы визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи <*>;

--------------------------------

<*> Отметка об электронной подписи (ЭП) проставляется и оформляется в соответствии с пунктом 53 настоящей Инструкции и предназначена только для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью должностного лица - владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, и об этом сертификате. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в систему электронного документооборота Министерства обороны. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу.

данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи.

255. Отправка электронного документа при несоответствии его комплектности, недействительности одной или нескольких электронных подписей не допускается.