III. Учет, регистрация и хранение актов

3.1. В Управлении осуществляется учет оперативных сообщений о происшествиях на угольных предприятиях в установленном порядке, регистрация, анализ и хранение материалов расследования. Для этого из числа специалистов Управления назначается ответственный, который осуществляет учет и регистрацию оперативных сообщений и материалов расследований по журналу и с помощью персонального компьютера.

3.2. При поступлении материалов расследования происшествия в Управление им присваивается регистрационный номер, о чем делается запись в журнале учета оперативных сообщений с указанием даты поступления материалов в Госгортехнадзор России. Полный электронный текст акта специального (технического) расследования заносится в персональный компьютер в виде текстового файла.

3.3. Для учета и анализа в компьютерную базу данных вносятся: дата происшествия, регистрационный номер материалов расследования по журналу учета оперативных сообщений, названия предприятия и соответствующего акционерного общества, названия территориального управления и горнотехнического отдела, осуществляющих государственный надзор за безопасностью работ на данном предприятии, а также раздел акта, содержащий предложения комиссии по расследованию инцидента.

3.4. На основании акта расследования ответственный осуществляет корректировку информации (оперативной) о происшествии, содержащейся в компьютерной базе данных.

3.5. В Управлении организуется хранение материалов расследований в соответствии с их регистрационными номерами. Материалы хранятся в Управлении в течение 2 лет, а материалы расследования крупных аварий с тяжелыми последствиями не менее 5 лет. По истечении указанных сроков материалы передаются на хранение в архив Госгортехнадзора России в соответствии с установленным порядком.

3.6. Ответственный обеспечивает своевременное пополнение описи хранящихся актов расследований и учет за их выдачей на рассмотрение другим лицам.