5.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

5.3.1. Поступающие в Росимущество документы принимаются, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение, осуществляемые централизованно отделом приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной руководителя Росимущества работниками секретариата руководителя или дежурными Управления организационного и документационного обеспечения.

Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Работник отдела приема и учета входящей корреспонденции, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела приема и учета входящей корреспонденции. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Росимущества с текстом внутри "Управление организационного и документационного обеспечения" или "Для пакетов".

При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Росимущество.

5.3.2. Служебные документы, поступившие в приемную руководителя Росимущества, его заместителей или непосредственно в структурные подразделения, минуя Управление организационного и документационного обеспечения, подлежат обязательной передаче в отдел приема и учета входящей корреспонденции указанного Управления для регистрации.

Служебная корреспонденция, полученная работниками Росимущества на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров, заседаниях советов директоров или судебных заседаниях либо поступившая по факсу, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел приема и учета входящей корреспонденции. При этом на обороте первого листа документа в левом нижнем углу делается отметка, в которой указываются дата и обстоятельства получения документа, должность, подпись, инициалы, фамилия работника, получившего документ, и дата записи.

Например:

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Росимущества не принимается.

5.3.3. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "вручить лично", вскрываются.

Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При нарушении целостности упаковки документов работник отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

обязательно - к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте, более чем на два рабочих дня;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

5.3.4. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (Приложение N 20).

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах (Приложение N 20). Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

5.3.5. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- пригласительные билеты, поздравительные открытки, письма и телеграммы;

- сводки, прейскуранты, рекламные извещения, присланные для сведения;

- периодические и другие печатные издания (газеты, журналы, бюллетени, книги);

- статистические сборники, информационные и справочные издания (бюллетени, брошюры, телефонные справочники, информационные листки и др.);

- программы совещаний, конференций и т.п.;

- учебные планы, программы, присланные для сведения.

Документы первичного бухгалтерского учета (выписки банка, платежные поручения, счета-фактуры), материального учета и формы статистической и бухгалтерской отчетности, графики, наряды, разнарядки, поступившие без соответствующих сопроводительных писем, подлежат учету в подразделениях или у непосредственных исполнителей.

5.3.6. Работа с незарегистрированными документами не допускается, за исключением документов, указанных в п. 5.3.5.

На каждый документ в электронной базе данных ПК "Делопроизводство и документооборот" заводится регистрационно-контрольная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с п. 6.2.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационно-контрольной карточке в ПК "Делопроизводство и документооборот" осуществляется связка с ними.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп.

5.3.7. После присвоения поступившим документам регистрационного номера и нанесения штрих-кода ряд наиболее важных документов сканируется.

Обязательному сканированию подлежат:

- федеральные законы;

- постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения Президента Российской Федерации;

- поручения Правительства Российской Федерации;

- обращения членов Федерального Собрания Российской Федерации;

- обращения Администрации Президента Российской Федерации;

- обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации;

- обращения Аппарата Правительства Российской Федерации;

- поручения Министерства экономического развития Российской Федерации,

- обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти;

- обращения глав субъектов Российской Федерации;

- письма, представления и запросы Счетной палаты Российской Федерации;

- обращения, представления и запросы Генеральной прокуратуры Российской Федерации и правоохранительных органов Российской Федерации;

- письма судебных органов Российской Федерации;

- другие документы по указанию руководства Росимущества.

Электронный образ документа (далее - сканобраз) присоединяется к его регистрационно-контрольной карточке.

5.3.8. Распределение поступивших документов на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, и документы, подлежащие передаче на рассмотрение в секретариаты заместителей руководителя Росимущества либо непосредственно в структурные подразделения, производится начальником (заместителем начальника) отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.3.9. Документы распределяются исходя из оценки их содержания с учетом утвержденного приказами распределения обязанностей между руководителем Росимущества и его заместителями, а также сфер ведения структурных подразделений Росимущества, закрепленных в положениях о них.

Федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законопроекты, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации, обращения членов Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти и глав субъектов Российской Федерации, представления и запросы Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и правоохранительных органов Российской Федерации, некоторые другие документы по указанию руководства Росимущества после регистрации докладываются начальником Управления организационного и документационного обеспечения руководителю Росимущества, а в его отсутствие - лицу, его замещающему.

Корреспонденция, содержащая информацию, касающуюся работы конкретных структурных подразделений, направляется в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, координирующих деятельность данных подразделений для рассмотрения заместителем руководителя.

По назначению передаются документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам, и нерегистрируемые документы.

Поступившие на запрос Росимущества ответы передаются в подразделение, являющееся автором запроса.

Передача всех документов как в секретариаты заместителей руководителя, так и в структурные подразделения Росимущества осуществляется по реестру.

5.3.10. Проекты резолюций к документам, передаваемым на рассмотрение руководителю Росимущества и его заместителям, готовятся работниками отдела организации работы секретариатов с использованием ПК "Делопроизводство и документооборот" и представляются на доклад со всеми необходимыми материалами (контрольно-регистрационные карточки документов, на которые имеются ссылки в поступившем документе, сканобразы этих документов, при необходимости, копии других документов по данному вопросу) или делается соответствующая справка (отметка) об их наличии.

5.3.11. Рассмотренные руководителем Росимущества документы возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются в отдел контроля и проверки исполнения для постановки, при необходимости, на контроль.

Затем документы вновь возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются на исполнение заместителям руководителя и в структурные подразделения. При этом, исходя из резолюции, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

5.3.12. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Росимущество либо в первой половине следующего рабочего дня при поступлении документов после 17.00 или в нерабочее время (срочные - немедленно).

5.3.13. В электронной базе данных производится переметка входящих документов на соответствующий секретариат заместителя руководителя и структурное подразделение-исполнитель.

Ежедневно в 11:00 и 14:30 сотрудниками Отдела приема и учета входящей корреспонденции завершается формирование и сверка с оригиналами документов реестров документов, подлежащих передаче в секретариаты заместителей руководителя и структурные подразделения-исполнители. Выдача документов работниками секретариатов заместителей руководителя Росимущества и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях производится ежедневно в 11:30 и 15:30.

Лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

5.3.14. После рассмотрения документов заместителями руководителя Росимущества их переметка на соответствующее структурное подразделение в контрольно-регистрационных карточках ПК "Делопроизводство и документооборот" осуществляется соответствующими работниками отдела организации работы секретариатов заместителей руководителя Росимущества. Передача документов на исполнение в структурные подразделения осуществляется через отдел приема и учета входящей корреспонденции (аналогично п. 5.3.13).

5.3.15. Доставка корреспонденции в секретариаты заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, размещенные в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д. 9, осуществляется дважды в день в 12:00 и 16:00 закрепленным за Управлением организационного и документационного обеспечения автомобильным транспортом следующим образом.

Документы с реестрами доставляются ответственным работникам Управления организационного и документационного обеспечения, располагающимся в указанном административном здании, которые по реестрам передают их на рассмотрение в соответствующие секретариаты заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения. После оформления на поступившие документы резолюций заместителей руководителя Росимущества и их переметки в ПК "Делопроизводство и документооборот" работниками отдела организации работы секретариатов документы возвращаются ответственным работникам Управления организационного и документационного обеспечения для изготовления необходимого количества экземпляров в соответствии с количеством подразделений-соисполнителей, указанных в резолюции заместителя руководителя. После формирования реестра документы передаются на исполнение в структурные подразделения-исполнители, располагающиеся в этом же административном здании.

Документы, подлежащие передаче в соответствии с резолюцией заместителя руководителя Росимущества на исполнение в структурные подразделения, расположенные в других административных зданиях Росимущества, после их переметки в секретариатах заместителей руководителя Росимущества автотранспортом возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения (Никольский переулок, д. 9) для их последующей передачи в структурные подразделения-исполнители.

5.3.16. Документы, поступившие в структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, после рассмотрения начальниками структурных подразделений и оформления резолюций перемечаются в электронной базе подразделений ответственными за делопроизводство и самостоятельно по реестрам передаются исполнителям.

5.3.17. Входящие документы передаются исполнителям в течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения зарегистрированных документов после переметки документов в электронной базе данных в соответствии с резолюцией руководителя Росимущества с отметками срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также с контрольным сроком исполнения менее 3 дней в отдел приема и учета входящей корреспонденции вызываются работники секретариатов заместителей руководителя Росимущества или ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

5.3.18. При отсутствии возможности оперативного вызова работника секретариата заместителя руководителя или ответственного за делопроизводство структурного подразделения документ с приложением не более 5 листов может передаваться в секретариаты заместителей и структурные подразделения по средствам факсимильной связи с последующей досылкой оригинала документа в установленном порядке. При передаче срочного документа по факсу в секретариат заместителя руководителя Росимущества или структурное подразделение работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции в графе "Примечание" контрольно-регистрационной карточки документа делается отметка о времени его передачи и должностном лице, принявшем факс.

При поступлении срочных документов, имеющих прикрепленный к регистрационно-контрольной карточке сканобраз, работники отдела приема и учета входящей корреспонденции по телефону уведомляют работников секретариатов заместителей руководителя и начальников (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений, которым на исполнение адресован документ. Этим должностным лицам администратором ПК "Делопроизводство и документооборот" предоставлено право доступа к центральной базе данных и возможность доступа к сканобразу документа. Они распечатывают сканобраз документа и его регистрационно-контрольную карточку, содержащую все резолюции. Документ докладывается заместителю руководителя или начальнику структурного подразделения и принимается к исполнению по распечатанной копии. Оригинал документа или его копия поступают в секретариат заместителя руководителя или структурное подразделение в установленном порядке.

Во всех случаях информация о времени уведомления исполнителя и способе доведения ему резолюции и содержания документа вносится работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции и соответствующего секретариата заместителя руководителя Росимущества в поле "Примечание" регистрационно-контрольной карты документа с указанием должности и фамилии лица, до которого доведено содержание документа.

5.3.19. Заместитель руководителя Росимущества, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской) передает ее через Управление организационного и документационного обеспечения заместителю руководителя Росимущества, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

5.3.20. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется через отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения (с сообщением об этом в отдел контроля и проверки исполнения по документам, находящимся на контроле) в следующем порядке:

документы, имеющие поручения руководства Росимущества, - с согласия должностного лица, давшего поручение (путем соответствующей резолюции по докладной записке или наложения соответствующей резолюции на документ при устном докладе);

документы, не имеющие поручения руководства Росимущества, по договоренности между руководителями структурных подразделений либо со служебной запиской (поступившие из секретариатов заместителей руководителя - по указанию или с согласия соответствующего секретариата), в сложных случаях (при невозможности достижения соглашения о переадресации документа) - по докладной записке на имя заместителя руководителя Росимущества (если подразделения курирует один и тот же заместитель руководителя), по устной договоренности соответствующих заместителей руководителя Росимущества либо по служебной записке от одного заместителя руководителя Росимущества другому (в соответствии с распределением обязанностей).

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с просроченным сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

5.3.21. Подлинник документа, исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной) исполнитель (указанный в резолюции первым или обозначенный словом "созыв", "свод" или "отв."), остальным исполнителям передаются копии.

Отдел приема и учета входящей корреспонденции осуществляет направление подлинника документа в адрес основного исполнителя и копий документа в адрес соисполнителей в необходимом количестве, исходя из резолюции руководителя Росимущества или его заместителей.

5.3.22. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, руководитель Росимущества, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк резолюции ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

Такие документы передаются в отдел отправки исходящей корреспонденции или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях для производства соответствующих отметок о списании документов в дело в регистрационно-контрольных карточках ПК "Делопроизводство и документооборот" и формирования документов в дело согласно номенклатуре дел.

При этом поступившие экземпляры федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний в Правительстве Российской Федерации, Минэкономразвития России и Росимуществе, приказов и распоряжений Минэкономразвития России, как правило, возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, где формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. В подразделениях, при необходимости, для работы остаются копии этих документов.

5.3.23. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, распечатывается на стандартном листе бумаги (Приложение N 21), регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.

5.3.24. Поступившие телеграммы принимаются под расписку работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

5.3.25. Документы, полученные на официальные номера Росимущества по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.26. Поступающая в Росимущество корреспонденция на иностранных языках передается без регистрации в электронной базе данных по разносной книге в протокольно-организационный отдел Управления организационного и документационного обеспечения, которым в течение трех суток организуется подготовка аннотации для руководителя Росимущества и его заместителей с переводом текста документа на русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована).