9.2. Требования к составлению заголовков дел

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Росимущества или его структурного подразделения - автора документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут направлены документы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

указание на присутствие в деле копий документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие и исходящие письма" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

"Документы по инвентаризации имущества Федерального

агентства по управлению государственным имуществом

(инвентарные описи, сличительные ведомости, акты и другие)"

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Например:

"Документы к протоколам заседаний экспертной

комиссии Федерального агентства по управлению

государственным имуществом"

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с учреждениями Федерального архивного агентства

по вопросам делопроизводства и архивного дела"

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам

документирования управленческой деятельности"

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ТУ Росимущества по Московской области

по вопросам приватизации федерального имущества"

В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с органами государственной власти

субъектов Российской Федерации о..."

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с ТУ Росимущества в Приморском крае

(г. Владивосток) о реализации арестованного имущества"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), характер и принадлежность (наименование организации или подразделения) документации.

Например:

"Бухгалтерский баланс Федерального агентства по управлению

государственным имуществом за 2008 год"

Если в дело подшиваются отчеты по определенным формам, то в заголовке указывается название формы. Номер формы и условное обозначение указываются в скобках, как дополнение к заголовку.

Например:

"Годовой статистический отчет Федерального агентства

по управлению государственным имуществом "Сведения

о результатах приватизации" за 2008 год

(Ф.3 - приватизация)"

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.