6.3. Регистрация исходящих документов

6.3.1. Исходящие письма, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется в секретариатах соответствующих подразделений.

6.3.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационно-контрольную карточку документа в ПК "Делопроизводство и документооборот" после их подписания.

При регистрации исходящих документов вводятся следующие реквизиты:

исходящий номер и дата регистрации;

основания - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

должность и фамилия должностного лица, которому направляется документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон;

структурное подразделение-исполнитель;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

6.3.3. При регистрации исходящих документов, подписанных руководителем Росимущества и его заместителями, используются начальные буквы имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ, код структурного подразделения-исполнителя и порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов.

Например: ИП-04/2341, где:

"ИП" означают начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Илья Петров);

04 - код структурного подразделения;

2341 - порядковый номер исходящего документа.

6.3.4. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений, осуществляется с использованием кода (индекса) структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например: 08/673, где:

08 - код структурного подразделения;

673 - порядковый номер исходящего документа в данном структурном подразделении.