6.1. Общие правила регистрации документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе, фиксирующая факт его создания, поступления или отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые: внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются один раз: поступающие в Росимущество - в соответствии с п. 6.2, создаваемые в Росимуществе - в соответствии с п. 6.3 и п. 6.4. При передаче документа из одного подразделения в другое повторная регистрация не производится.

6.1.2. Регистрация документов осуществляется при помощи средств вычислительной техники или рукописного заполнения журналов по группам в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, как правило, в пределах календарного года.

При проведении регистрации в электронной базе данных сведения о зарегистрированных документах (приказы, распоряжения, договоры, контракты, доверенности и др.) по завершении года должны быть перенесены на бумажный носитель и оформлены в виде журнала регистрации, листы которого нумеруются и прошиваются.

База данных по входящим и исходящим документам Росимущества архивируется.

6.1.3. Для обеспечения учета, контроля исполнения и анализа документов, информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: наименование организации-автора или корреспондента; наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс (регистрационный номер) поступления; заголовок к тексту или краткое содержание документа; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); количество листов документа; наличие приложений; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.1.4. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами (гриф ограничения доступа к документу; способ передачи документа (почтой, факсом) и т.д.).

Для удобства регистрации, облегчения поиска создаваемых документов руководству Росимущества и структурным подразделениям присваивается условный индекс. Классификатор индексов разрабатывается Управлением организационного и документационного обеспечения на начало каждого календарного года в соответствии со структурой Росимущества и доводится до сведения каждого подразделения.