6.6. Регистрация внутренних документов

6.6.1. Поручения руководителя Росимущества, его заместителей, докладные записки на имя руководителя Росимущества и его заместителей учитываются в отделе приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения и нумеруются порядковыми номерами в данной группе документов в пределах календарного года с буквенным индексом "у".

6.6.2. Протоколы совещаний у руководства Росимущества, заседаний комиссий и другие регистрируются раздельно порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года (см. п. 3.8.7). Протоколы совещаний у руководства Росимущества регистрируются в отделе отправки исходящей корреспонденции.

6.6.3. Внутренние документы: справки, докладные записки (на имя руководителя подразделения), служебные записки и другие регистрируются ответственными за делопроизводство по месту их создания в структурных подразделениях в общем массиве в журнальной форме или в ПК "Делопроизводство и документооборот".

Регистрационный номер состоит из индекса подразделения (возможно, с указанием на индекс внутреннего отдела), подготовившего документ, порядкового номера документа в данной группе и может быть дополнен номером дела по номенклатуре и буквенным индексом "сл".

Например: 10-3/234-13, где:

10-3 или 10 - индекс подразделения;

234 - порядковый номер документа;

13 - номер дела.

6.6.4. Докладные записки на имя руководителя Росимущества, подготовленные от имени его заместителей, служебные записки, служащие для обмена информацией между заместителями руководителя Росимущества, регистрируются в секретариатах соответствующих заместителей руководителя, где визовые экземпляры указанных документов формируются в дела согласно номенклатуре дел отдела организации работы секретариатов Управления организационного и документационного обеспечения.

Исходящий регистрационный номер документов при этом состоит из буквенного индекса, соответствующего инициалам заместителя руководителя Росимущества, индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера в массиве данной группы документов, зарегистрированных в данном секретариате.

Например: ЮМ/234, где:

"ЮМ" означают начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Юрий Медведев);

234 - порядковый номер исходящего документа.