9.5. Организация оперативного хранения документов

9.5.1. С момента заведения дела хранятся в подразделениях по месту их формирования. Законченные делопроизводством документы со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в подразделениях. По истечении установленного срока хранения в структурном подразделении они подлежат уничтожению по акту (Приложение N 30).

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения остаются в течение двух лет в подразделениях для оперативной и справочной работы, после чего в установленном порядке передаются в архив Росимущества.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

До передачи документов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделении, ответственность за их сохранность несут исполнители или те работники, которым эти документы переданы.

В целях ускорения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и дата (год). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.5.2. Выдача дел другим подразделениям для работы производится под расписку с разрешения руководителя структурного подразделения.

На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение N 31). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Росимущества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и документа, фиксирующего причину выдачи подлинника.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Не завершенные делопроизводством дела могут быть переданы структурному подразделению - правопреемнику по акту приема-передачи (Приложение N 23), второй экземпляр которого передается в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.