6.2. Регистрация входящих документов

6.2.1. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

На каждый входящий (исходящий) документ в отделе заполняется регистрационно-контрольная карточка в ПК "Делопроизводство и документооборот", в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.

Введенные в электронную базу данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет (в зависимости от вида документа).

6.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, нанесения штрих-кода и ввода оператором в электронной базе данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа.

В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего документа проставляется штамп, содержащий краткое наименование организации (Росимущество) с указанием даты поступления и регистрационного номера.

Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.

6.2.3. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

При регистрации документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква "П".

Например: "08.12.2008 101743-П".

При регистрации документов, поступивших из Минэкономразвития, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква "Э".

Например: "08.12.2008 101744-Э".

Для регистрации входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих отметку "Для служебного пользования", к регистрационному номеру добавляется отметка "ДСП".

Например: "01.12.2008 98577-ДСП".

При регистрации документов, поступивших в Росимущество по электронной почте, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставятся буквы "эл".

Например: "14.01.2009 5877-эл".

Служебные записки, адресованные руководителю Росимущества и его заместителям, а также их поручения структурным подразделениям регистрируются как внутренние документы (поручения) с присвоением им порядкового регистрационного номера и добавлением через дефис буквы "У".

Например: "15.01.2009 134-У".

Обращения юридических и физических лиц, содержащие информацию о нарушении их прав, регистрируются как жалобы. К порядковому регистрационному номеру таких документов дополнительно через косую черту ставится литера "Ж". В случае направления в течение одного календарного года этими лицами жалоб по одним и тем же вопросам они регистрируются датой их фактического поступления в Росимущество за номером предыдущего обращения с добавлением цифрового индекса.

Например:

"08.09.2008 N 300-Ж", "20.11.2008 300-1-Ж" и "17.12.2008 300-2-Ж".

Жалобы, повторно поступившие от этих лиц в следующем календарном году, регистрируются в соответствии с порядковыми регистрационными номерами на день их поступления в Росимущество.

6.2.4. При регистрации отсканированного документа его сканобраз присоединяется оператором к РКФ посредством считывателя штрих-кода.

В случае регистрации документа, поступившего в Росимущество по электронной почте, к регистрационной карте документа оператором прикрепляется файл документа.

6.2.5. При наличии приложений к входящему документу каждое из них скрепляется и на лицевой стороне первого листа приложения в правом нижнем углу ставится штамп "К вх. N _______". При наличии нескольких приложений к документу, в том числе сброшюрованных, штамп ставится на каждый экземпляр поступивших приложений.

6.2.6. Документы, поступающие в Росимущество на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.