I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, и Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, созданию и порядку работы в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Росимущество или Агентство) с документами несекретного характера независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий <*>.

--------------------------------

<*> Порядок работы с бухгалтерскими документами регламентируется законодательством и другими нормативно-методическими документами по бухгалтерскому учету.

Порядок работы с обращениями граждан определен Приказом Росимущества от 22.12.2008 N 428 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом".

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

1.2. Делопроизводство в Росимуществе организуется на основе Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом и настоящей Инструкции с использованием программного комплекса "Делопроизводство и документооборот" (далее - ПК "Делопроизводство и документооборот").

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росимуществе осуществляются Управлением организационного и документационного обеспечения.

Порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, их хранения и использования, устанавливаемый настоящей Инструкцией, указания Управления организационного и документационного обеспечения по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела обязательны для всех работников.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Росимущества возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений назначают работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении (далее - ответственные за делопроизводство). Списки ответственных за делопроизводство готовятся Управлением организационного и документационного обеспечения на основе сведений, представленных подразделениями, и утверждаются руководством Росимущества. Примерный перечень функций, выполняемых ответственными за делопроизводство, приведен в Приложении N 1.

1.5. Работники Росимущества несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.6. О случае утраты документов исполнитель обязан немедленно доложить руководителю подразделения и сообщить об этом в Управление организационного и документационного обеспечения. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится служебное расследование, о результатах которого информируется Управление организационного и документационного обеспечения. При необходимости о принятых решениях докладывается руководству Росимущества.

Информация, содержащаяся в документах Росимущества, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Работа с документами вне служебных помещений Росимущества разрешается только в следующих случаях:

по письменному указанию или с письменного согласия руководителя структурного подразделения на основании мотивированного заявления работника в случаях, вызванных служебной необходимостью;

при проведении совещаний и переговоров вне служебных помещений Росимущества.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением руководства Росимущества и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников.

Передача документов или их копий сторонним организациям допускается, как правило, только с письменного разрешения (по резолюции) руководства Росимущества, средствам массовой информации - в установленном соответствующими приказами Росимущества порядке.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

1.7. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому работнику, устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела в составе структурного подразделения).

Если уволившийся (переведенный) работник являлся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководитель структурного подразделения должен сообщить в Управление организационного и документационного обеспечения фамилию работника, на которого возлагаются обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены ответственными за делопроизводство структурных подразделений с Регламентом и структурой Росимущества, положением о структурном подразделении, должностным регламентом и настоящей Инструкцией.