9.4. Оформление дел

9.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Оформление дел осуществляется, как правило, ответственными за делопроизводство в подразделениях либо исполнителями при методической помощи и под контролем Управления организационного и документационного обеспечения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Окончательное оформление дел (составление листа-заверителя и внутренней описи документов дел с управленческой документацией, подшивка дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки) проводится при формировании дел работниками специализированной организации либо работниками отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, без пересистематизации документов в деле, без нумерации листов дела и составления заверительной надписи.

9.4.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией сверху вниз в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом. Нельзя употреблять при нумерации чернила, цветные карандаши, шариковую ручку.

Сложенный лист большого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Не нумеруются чистые листы.

Лист с наглухо наклеенными документами или фотографиями нумеруется как один лист.

Подклеенные к листу одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.д.), а также приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и другие нумеруются.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв "а", "б" и т.д. Если не пронумеровано несколько рядом расположенных листов, то буквы прибавляются соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые номера.

9.4.3. После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе (Приложение N 27), располагаемом в конце дела, составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, отмечаются все случаи нарушения валовой нумерации листов дела (наличие пропущенных или литерных номеров), оговариваются особенности отдельных документов (номера листов с наклеенными документами, фотографиями, номера крупноформатных листов, листов с оборотным расположением текста, конвертов с вложениями и номера вложенных в них листов, чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

В журналах и книгах учета (регистрации) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

9.4.4. Для учета документов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на отдельном листе по установленной форме составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 28).

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В итоговой записи к внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Если дело уже переплетено (прошито), то внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

9.4.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и их реквизитов. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела, превышающие 200 - 250 листов (3 - 4 см), делятся на тома (части).

Дела могут быть расшиты только в исключительных случаях.

9.4.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение N 29) и имеет следующие реквизиты:

полное наименование Агентства в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (в скобках после полного наименования);

наименование подразделения на момент завершения дела - в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - по номенклатуре дел;

заголовок дела - из номенклатуры дел;

дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Датой приложения к документу, сформированному в отдельный том, является дата основного документа. Следует учесть, что отчеты с нарастающим итогом за IV квартал на 1 января следующего года являются годовыми. Личные дела датируются по датам подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело; датами журналов являются даты самой ранней и самой поздней записи в журнале; на обложке дела временного хранения (до 10 лет) можно указывать только месяц и год;

количество листов в деле - в соответствии с заверительной надписью;

срок хранения дела - переносится из соответствующей номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Российской Федерации), кодов этого архива и Росимущества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, согласованных ЭПК ГА РФ (до этого проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел, в том числе в заголовок, при необходимости вносятся изменения и уточнения (номера приказов, протоколов). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.