5.7. Организация работы с документами в подразделениях, работа исполнителей с документами

5.7.1. Прием и учет входящих документов в структурном подразделении осуществляются работником, отвечающим за делопроизводство в данном подразделении, по заполняемым в Управлении организационного и документационного обеспечения регистрационно-контрольным карточкам ПК "Делопроизводство и документооборот". Информация о поступлении и прохождении докладных записок и служебных записок других структурных подразделений заносится в базу данных ПК "Делопроизводство и документооборот" ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Нерегистрируемые в Управлении организационного и документационного обеспечения документы (п. 6.2.3) учитываются в подразделениях в базе данных ПК "Делопроизводство и документооборот" или в журнале.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция немедленно возвращается в Управление организационного и документационного обеспечения для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

5.7.2. Поступившие в подразделение документы докладываются руководителю подразделения. В первую очередь должны обрабатываться документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или доставки.

5.7.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Росимущества обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

5.7.4. Ответственные за делопроизводство передают документы исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, в которой даются указания по исполнению, с занесением резолюции в регистрационно-контрольную карточку ПК "Делопроизводство и документооборот".

5.7.5. Ответственные за делопроизводство подбирают материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, незамедлительно передают их руководителю структурного подразделения или лицу, его замещающему, своевременно делают отметки в электронных карточках о прохождении документов, находящихся на исполнении, ходе исполнения и окончательном выполнении поручений (документов), докладывают руководителю о состоянии работы с контрольными документами и сроках их исполнения.

5.7.6. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны не реже одного раза в месяц сверять наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в учетные формы в отделе контроля и проверки исполнения.

5.7.7. Передача документов по принадлежности из одного подразделения в другое осуществляется в соответствии с п. 5.3.20 настоящей Инструкции.

5.7.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росимущества или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.9. До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма; при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

5.7.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах либо, при его отсутствии, на оборотной стороне документа.

5.7.11. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает ответственному за делопроизводство в подразделении для внесения соответствующих отметок в регистрационные формы.

5.7.12. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

5.7.13. Подготовленные исполнителями документы регистрируются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI.

5.7.14. В левом нижнем поле первого листа (при отсутствии свободного места - в нижней части оборотной стороны последнего листа) исполненного документа проставляется отметка об исполнении и списании в дело, включающая в себя информацию о результате исполнения (ссылку на дату и номер документа), слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя подразделения, исполнившего документ.

5.7.15. Ответственные за делопроизводство в подразделении контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы, не имеющие отметки об исполнении, а также без отметок в регистрационно-контрольной карточке документа о его списании в дело (с указанием номера дела согласно утвержденной номенклатуре дел) не должны подшиваться в дела.

При подшивке документов в дело наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.

5.7.16. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (Приложение N 23) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.