6.7. Построение информационно-поисковых систем по документам

Информацию об исполнении документа, его местонахождении можно получить из данных, занесенных в регистрационные карточки.

Для обеспечения эффективного использования информации на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных создаются традиционные карточные или автоматизированные поисковые системы по документам. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Росимущества.

При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые данные к ним (регистрационные блоки раздельно по основным категориям документов). При этом информация по распорядительным документам переносится на бумажный носитель и заверяется.