6.4. Регистрация организационных и распорядительных документов

6.4.1. Регистрация распорядительных документов ведется порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года.

В конце года информация о зарегистрированных распорядительных документах из базы данных переносится на бумажный носитель и оформленные соответствующим образом учетные и регистрационные формы (с итоговой записью) передаются вместе с подлинниками документов в архив.

При регистрации приказов и распоряжений в РКФ вводятся следующие реквизиты:

исходящий номер и дата регистрации;

основания - указываются номера и даты документов, послуживших основанием для издания распорядительного документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон;

структурное подразделение-исполнитель;

отметка о внесении изменений ранее изданного документа или его отмене;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел;

срок исполнения;

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа.

6.4.2. В отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения регистрируются (в ПК "Делопроизводство и документооборот"):

приказы по основной деятельности - порядковыми номерами;

приказы о назначении руководителей ФГУП - в общем массиве с приказами по основной деятельности;

распоряжения по основной деятельности - порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса "р";

передаточные распоряжения на передачу ценных бумаг (акций) - с добавлением буквенного индекса "пр".

6.4.3. В Отделе кадров регистрируются (в журнале или в электронном виде):

приказы по личному составу Росимущества - о приеме, переводе, премировании и других видах поощрения, надбавках к окладу, присвоении званий (чинов), аттестации, изменении фамилии, предоставлении частично оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до 3 лет, направлении на учебу, увольнении работников - с буквенным индексом "к";

приказы о предоставлении очередных, учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы - с буквенным индексом "от";

распоряжения о командировках работников Росимущества в пределах Российской Федерации - с буквенным индексом "кр";

распоряжения о загранкомандировках работников Росимущества - с буквенным индексом "крз";

положения об отделах внутри управлений и должностные регламенты работников Росимущества - порядковыми номерами в соответствующей группе документов.