5.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей либо подготовленные за подписью заместителя руководителя Росимущества, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений работникам секретариатов соответствующих заместителей руководителя.

Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или работниками секретариатов заместителей руководителя дежурному отдела отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.2. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с резолюциями руководства Росимущества и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа, и другие документы, связанные с его подготовкой.

В случае если исходящий документ является промежуточным ответом (запросом) и подлинники оснований нужны исполнителю для работы и подготовки окончательного ответа, к исходящему документу допускается прикладывать ксерокопии входящих документов-оснований.

5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю руководителя Росимущества, просматриваются и визируются советником отдела организации работы секретариатов Управления организационного и документационного обеспечения, организующим работу соответствующего секретариата. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полноту выполнения резолюции, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).

5.4.4. Дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полнота выполнения резолюции, наличие виз начальников структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей руководителя, корректора (если письмо передается на подпись руководителю Росимущества), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

5.4.5. Проекты писем, подготовленных структурными подразделениями, размещенными в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д. 9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании. Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для доклада на подпись руководителю Росимущества, а документы, подписанные заместителями руководителя, для регистрации и отправки в адрес.

5.4.6. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись руководителю Росимущества или его заместителю.

5.4.7. Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Росимущества и на отправку не принимается.

5.4.8. Исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются централизованно в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.9. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.

Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями руководителя Росимущества и корректором (если документ подписывается руководителем Росимущества).

Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Росимущества).

После регистрации исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества или его заместителями, направляются адресатам, визовые экземпляры вместе с приложениями и подлинниками документов-оснований формируются работниками отдела отправки исходящей корреспонденции в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются по реестру структурному подразделению-исполнителю.

5.4.10. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителя Росимущества или его заместителей, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, передаются с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру в отдел контроля и проверки исполнения вместе с подлинниками оснований, где в регистрационные формы документа вносятся отметки об исполнении контрольных поручений, на подлинниках контрольных документов-оснований ставится штамп о снятии их с контроля. После этого все документы возвращаются на участок регистрации исходящей корреспонденции, визовые экземпляры со всеми приложениями вместе с документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел.

5.4.11. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) "Верно" и подписи работника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.

5.4.12. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителей структурных подразделений, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, также передаются в отдел контроля и проверки исполнения ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений вместе с подлинниками оснований. После внесения в регистрационные формы документа отметок об исполнении контрольных поручений и проставления на подлинниках контрольных документов-оснований штампа об их снятии с контроля все документы передаются в отдел отправки исходящей корреспонденции, где визовые экземпляры вместе с контрольными документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел, третьи экземпляры возвращаются структурному подразделению-исполнителю.

5.4.13. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.14. На участок отправки исходящие документы за подписью руководителя Росимущества или его заместителей поступают с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру.

5.4.15. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться в день подписания или не позднее 12.00 следующего рабочего дня.

На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке, как правило, не принимаются. Документы, поступившие на отправку после 16.00, регистрируются и отправляются на следующий день.

5.4.16. Передача исходящей документации на отправку из структурных подразделений (за подписью их руководителя или его заместителей) осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделении после ее регистрации в подразделении.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений, размещенных в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д. 9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании. Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для отправки в адрес по официальным каналам Росимущества.

5.4.17. На участке отправки отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, визы, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение для переоформления.

5.4.18. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного начальником подразделения, отдела Управления) указателя рассылки. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (работником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.19. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа "Первый экземпляр получен").

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка "по доверенности" и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.

5.4.20. Копии писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества, и писем, содержащие вызовы в центральный аппарат Росимущества сотрудников территориальных управлений Росимущества, подлежат обязательному направлению в Управление организации работы территориальных органов для осуществления контроля за их исполнением.

5.4.21. Документы, отправляемые Росимуществом, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3-х экземплярах, один из которых остается в Управлении организационного и документационного обеспечения.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму (п. 5.4.9): на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата А4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.

5.4.22. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

При передаче (приеме) телефонограммы отмечают дату и время ее передачи (приема), фамилии и номера телефонов работников, передавших и принявших телефонограмму (Приложение N 21).