9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в подразделениях Росимущества, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности подразделений. При этом следует руководствоваться Положением о Росимуществе и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

9.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется до 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство в данном подразделении с привлечением специалистов подразделения, согласовывается с заместителем начальника Управления организационного и документационного обеспечения, координирующим работу отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ, или начальником указанного отдела и подписывается руководителем соответствующего подразделения (Приложение N 25).

Номенклатура готовится в двух экземплярах, один из которых передается в Управление организационного и документационного обеспечения для составления сводной номенклатуры дел Росимущества и контроля за правильным формированием дел в текущем делопроизводстве и передачей их на архивное хранение, а второй остается в подразделении.

Вновь созданное структурное подразделение обязано разработать проект номенклатуры дел подразделения и в месячный срок представить его на согласование в Управление организационного и документационного обеспечения.

Ответственность за разработку номенклатуры дел подразделения несет его руководитель.

9.1.3. Сводная номенклатура дел Росимущества составляется ежегодно Управлением организационного и документационного обеспечения при методической помощи Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) на основе номенклатур дел подразделений, визируется заместителем начальника Управления организационного и документационного обеспечения, координирующим работу отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ, и начальником указанного отдела и подписывается начальником Управления организационного и документационного обеспечения (Приложение N 26).

После согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росимущества и экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГА РФ, в который документы передаются на государственное хранение, сводная номенклатура дел утверждается руководителем Росимущества.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Росимущества получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.4. Сводная номенклатура дел печатается в 3 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ, второй используется в качестве рабочего, третий передается в ГА РФ.

9.1.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений функций и структуры Росимущества номенклатура дел составляется и согласовывается заново.

9.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Росимущества являются названия структурных подразделений (например: Управление приватизации, Финансовое управление). Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел Управления организационного и документационного обеспечения, содержащих документы вышестоящих органов и организационно-распорядительную документацию Росимущества, далее разделы следуют в соответствии с утвержденной структурой Росимущества.

Внутри разделов номенклатура дел может строиться по структуре или по предметно-вопросному принципу.

9.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, за исключением периодических изданий, справочников, бюллетеней.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

9.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 арабскими цифрами проставляется индекс дела, состоящий из установленного в Росимуществе индекса подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре подразделения. Например: 12-1-05, где 12-1 - индекс подразделения (управления и отдела внутри управления), 05 - порядковый номер дела по номенклатуре дел в пределах подразделения.

Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела. Рекомендуется применять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, которые решаются в течение ряда лет, - "переходящие", вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Основой для составления заголовков дел являются важнейшие участки деятельности структурного подразделения, его функции, отраженные в положении о подразделении.

Расположение заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления), организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения, положения, инструкции и другие), далее - дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем - переписка и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом. Например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - ежемесячные.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) или Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007), при отсутствии аналогичных документов в перечнях - согласованный с ЭПК ГА РФ срок хранения.

Отметка "ЭПК" ("ЭК"), проставленная в данной графе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть отобрана на постоянное хранение либо иметь практическое значение и указанный в графе срок временного хранения документов может быть при необходимости продлен.

Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется подразделением, в деятельности которого они используются, но не может быть менее года.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о местонахождении первых экземпляров документов, заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, о переходящих делах (например, "переходящее с 2008 г."), о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

9.1.9. Если в течение года в подразделении возникают новые документируемые участки работы и не предусмотренные ранее дела, по согласованию с Управлением организационного и документационного обеспечения они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Изменения в номенклатуре дел оформляются за подписью руководителя структурного подразделения и направляются в Управление организационного и документационного обеспечения.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения о количестве заведенных в прошедшем году дел (графа 3 номенклатуры дел) и сведения, содержащиеся в итоговой записи к номенклатуре дел, представляются в Управление организационного и документационного обеспечения в третьей декаде января текущего года.