11.4. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

11.4.1. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится по результатам экспертизы ценности документов после составления и утверждения сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Росимущества, как правило, одновременно.

11.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (Приложение N 30), если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Росимущества с указанием названия каждого структурного подразделения перед группой заголовков дел этого подразделения. При этом акт визируется начальниками тех структурных подразделений, чьи документы в него включены.

Акты о выделении документов к уничтожению имеют валовую нумерацию в пределах календарного года, которая присваивается отделом архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

Однородные дела за разные годы включаются в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется краткое содержание документов, затем указывается индекс дела, из которого они изъяты, и примерное количество листов.

Проекты актов о выделении дел к уничтожению составляются в двух экземплярах ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при участии ведущих работников данных подразделений и методической помощи отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения, визируются начальниками подразделений и передаются в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ для составления сводного проекта акта и последующего рассмотрения на заседании ЦЭК Росимущества.

11.4.3. Согласованные ЦЭК Росимущества акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей) после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ описей дел постоянного хранения за тот же период. Один экземпляр акта остается в архиве, второй передается в подразделение, документы которого отобраны к уничтожению. После этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в установленном порядке.

Дела, включенные в акты на уничтожение, увязываются в связки и передаются на переработку (утилизацию).

Уничтожение документов без оформления соответствующих актов не допускается.