2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер <*>

--------------------------------

<*> Указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет <*>

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного: (Росимущество).

При оформлении внутренних документов (докладные и служебные записки, справки и т.д.) может использоваться как полное, так и сокращенное наименование Агентства.

Над наименованием Агентства указывается полное или сокращенное наименование Министерства, в ведении которого оно находится, - Министерство экономического развития Российской Федерации или Минэкономразвития России.

Наименование территориального органа Росимущества, являющегося автором документа, указывается ниже наименования Росимущества.

Наименование структурного подразделения Росимущества, являющегося автором документа, располагается ниже наименования Росимущества и чаще всего указывается при оформлении внутренних документов в том случае, когда реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных и служебных записках, должностных регламентах работников, актах.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Росимущество (руководитель, заместитель руководителя).

2.3.5. Справочные данные

Справочные данные включают почтовый адрес и другие сведения по усмотрению руководства Росимущества (номера телефона, факса, электронная почта и др.).

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами вразрядку (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) и выравнивается по центру.

В письме наименование вида документа не указывается.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (письма и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).

Способ написания даты зависит от характера документа.

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

Например: 09 апреля 2009 г.

В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов (кроме приказов и распоряжений) используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами; буква "г" после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль. Например: 09.02.2009. Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов (24 пт) от предыдущего реквизита.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе резолюции и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

2.3.8. Регистрационный номер документа

При регистрации документа ему присваивается определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и возможных дополнительных индексов, содержащих информацию о корреспонденте, исполнителях и т.д. Индексация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных записок, а также совместных приказов, распоряжений), номер печатается под реквизитом "Дата" от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее - ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), - на 18 пт (1,5 межстрочных интервала) ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер" (исходящий) документа-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая текст от вспомогательной справочной информации.

2.3.10. Место составления

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.11. Адресат

Документ адресуется организации, ее структурному подразделению, должностному или частному (физическому) лицу.

Адрес печатается от центра текстового поля в правом верхнем углу документа через 1 интервал. Как правило, все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 8 см). При направлении письма нескольким адресатам все строки реквизита "Адрес" выравниваются по левой границе рабочего поля.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

При направлении документа в однородные организации их названия указываются обобщенно, например:

Если документ направляется в некоторые из однородных организаций, то адресование оформляется в следующей редакции:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия лица, которому адресован документ, - в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала, например:

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются через запятую в последовательности, установленной п. 23 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":

- для юридических лиц - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, территориальные органы Росимущества и другим постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу - после нее.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый адрес.

Например:

Документ должен содержать не более четырех адресов. При их оформлении допускается уменьшение размера шрифта до N 12.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, в котором отмечается, кому направлен документ и дата отправки.

Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

2.3.12. Утверждение документа

Гриф утверждения документа - это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Утверждение документа осуществляется двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (руководителем Росимущества, его заместителями, руководителями подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах) или изданием соответствующего распорядительного документа (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении N 8.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа постановлением, решением (комиссии, собрания и т.д.), приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф организации - инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

2.3.13. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дано нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Резолюция может оформляться на бланке для резолюций должностного лица (формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится, или в верхней части самого документа, на свободном от текста месте.

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, содержащему более одного абзаца текста, кроме передаточных распоряжений, телефонограмм, телеграмм, извещений.

Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "о порядке работы...", распоряжение (о чем?) "о выделении...", "об итогах проведения аукциона...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии", акт (чего?) "передачи имущества" и т.д.

В заголовке допускается применять общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал (12 пт) без точки в конце фразы.

Заголовок к документам с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Заголовок к тексту документов с угловым расположением реквизитов, в том числе писем, печатается от левой границы текстового поля. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке (не более 30 печатных знаков). Если заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается уменьшение размера шрифта до 12 - 13 пт. Заголовок, превышающий 150 знаков (5 строк), разрешается продлевать до границы правого поля документа с выравниванием по центру.

2.3.15. Текст документа

Служебные документы должны быть написаны деловым стилем, к основным чертам которого относятся: нейтральный тон изложения, достоверность и аргументированность информации, точность и ясность формулировок, не допускающих различных толкований, лаконичность и краткость текста при полноте информации.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (того года).

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При подготовке служебных документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Рекомендуется при первом употреблении сокращения в скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с требованиями п. 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с последующими изменениями).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) и внутренних документах (объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Росимущество не возражает").

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений, работников Росимущества (положения, инструкции, регламенты), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

Не допускается разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.3.16. Отметка о наличии приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании - визы, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами (24 пт) и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

или

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При отсутствии наименования приложения в тексте документа оно указывается в реквизите "Приложение"; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Названия приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если название приложения занимает несколько строк, оно печатается через один интервал.

Например:

Если документ имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В том случае, если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

или

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Порядок оформления приложений к распорядительным документам изложен в п. 3.2.5 настоящей Инструкции.

2.3.17. Подпись документа

Приказы и распоряжения Росимущества подписываются руководителем Росимущества, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Распоряжения подписываются также заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти и судебной власти, в адрес глав субъектов Российской Федерации, подписываются руководителем Росимущества, лицом, его замещающим, либо, по его поручению, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем Росимущества, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией в пределах предоставленных должностных прав.

Утверждаемые документы (штатные расписания, инструкции, положения и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку (как правило, руководитель подразделения-исполнителя).

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке Росимущества); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах (письмах), оформленных на бланке должностного лица (руководителя, заместителя руководителя), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на общем бланке письма Росимущества, подписывает руководитель структурного подразделения, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование подразделения, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами он оформляется на общем бланке письма Росимущества, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 интервалами (12 - 24 пт).

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам").

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

2.3.18. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри Росимущества (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами и структурными подразделениями Росимущества;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Росимуществе.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п.) визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование (с подразделениями и должностными лицами Росимущества) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), которая может быть сделана простым карандашом, дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Порядок внутреннего согласования документов определен Регламентом Росимущества.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя Росимущества, координирующими деятельность указанных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты распорядительных документов и приложений к ним, а также писем и других документов, представляемые на подпись руководителю Росимущества, подлежат обязательной проверке и визированию корректором.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Росимущества и с визами исполнителя и начальника соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Росимущества обязательно визируются начальником Управления организационного и документационного обеспечения или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию начальником Правового управления или иным должностным лицом Правового управления, определенным приказом (распоряжением) Росимущества или письменным поручением начальника Правового управления, подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами руководителя Росимущества, которыми утверждаются проекты форм документов, не требующих обязательного согласования с Правовым управлением):

- проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства экономического развития Российской Федерации;

- проекты приказов (распоряжений) Росимущества, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении работников по инициативе Росимущества, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);

- проекты договоров (контрактов, соглашений);

- проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Росимущества;

- проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

- проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Росимущества;

- иные документы в случаях, установленных актами Росимущества.

Обязательному согласованию с Управлением организации работы территориальных органов подлежат:

- проекты писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества;

- проекты приказов (распоряжений) нормативного характера, предусматривающих задания и поручения территориальным органам Росимущества;

- проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровым вопросам территориальных органов Росимущества.

Обязательному согласованию с Отделом государственной службы и кадров подлежат проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Росимущества, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Росимущества.

При необходимости согласования проекта документа с несколькими подразделениями или должностными лицами возможно оформление отдельного листа согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. При этом визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

В случае если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего подразделения, то проект документа визируется с пометкой "согласование не требуется".

Отказ от визирования не допускается.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе или в листе согласования в виде четко сформулированных пунктов.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

Разногласия структурных подразделений Росимущества по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Росимущества, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебную записку, содержащую обоснованное мнение, с приложением служебных записок, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает руководителю Росимущества или заместителю руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Росимущества, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись руководителю Росимущества, заместителям руководителя Росимущества, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или "Лист согласования", завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.12), например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

или

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами либо на отдельном "Листе согласования", на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.3.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Дополнительно может указываться наименование самостоятельного структурного подразделения Росимущества, а в документах, подписываемых начальником Управления, - наименование отдела.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 8 (наименование подразделения - шрифтом N 6).

Например:

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.20. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Номер экземпляра печатается на 1,5 интервала (18 пт) ниже грифа и центрируется по отношению к нему, например:

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется:

2.3.21. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа проставляют штампом "Контроль. Срок исполнения __. __. 200_" в верхнем правом поле на лицевой стороне первого листа документа, а также на бланке с поручением (резолюцией) руководителя.

2.3.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении (списании) его в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места - в нижнем поле оборотной стороны последнего листа) исполненного документа и включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской Федерации от 00.00.2007 N ____. В дело N 17-4. (Или: "В дело... Служебная записка прилагается".)

При оперативном решении вопросов (документ не требует письменного ответа, ответ корреспонденту дан при личной встрече или по телефону или вопрос решен иным способом) указываются результаты работы по документу. В этом случае отметка об исполнении документа может быть оформлена следующим образом:

"Начальник Управления... Ильин И.О. 20.03.2008 участвовал в совещании по данному вопросу в Минэкономразвития России. В дело..." (или: "Документ согласован в рабочем порядке 20.03.2008 начальником Управления... Фамилия И.О. В дело...)

Документы, содержащие поручения руководителя Росимущества или его заместителей, списываются "в дело" руководителем подразделения по согласованию с соответствующим секретариатом руководителя Росимущества или его заместителей.

2.3.23. Отметка о заверении копии документа

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Росимущество может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (не относится к архивным документам, прошедшим полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на работу, формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов возможно проставление заверительной надписи "Сверено с оригиналом".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия" либо "Архивная копия" (на копиях документов, прошедших полную научно-техническую обработку).

Копии исходящих и организационно-распорядительных документов заверяются в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, документов, переданных на архивное хранение, - в отделе архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения, документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Отделе государственной службы и кадров.

Работники других структурных подразделений Росимущества могут заверять копии документов, подлинники которых находятся в данном подразделении.

Право заверения копий документов должно быть прописано в должностных регламентах работников Росимущества.

Отметка о заверении состоит из слова "Верно" (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования должности работника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в строке), и даты заверительной надписи и пишется от левой границы текстового поля.

Например:

В заверительной надписи возможно указание на местонахождение подлинника документа.

На копиях исходящих документов (писем, телеграмм), остающихся в деле, допускается не указывать должность лица, заверившего копию.

При заверении копии документа заверительная надпись располагается, как правило, под реквизитом "Подпись" на лицевой стороне листа и отделяется от него 2 - 3 межстрочными интервалами. Допускается расположение отметки о заверении на оборотной стороне последнего листа копии.

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях рассылаемых документов следует заверять печатью.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от N 12 до N 10).

Например:

2.3.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Росимущество содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости - время поступления) и проставляется в левом нижнем поле первого листа документа или на его обороте. При приеме документов в экспедиции на обороте первого листа документа проставляется штамп с отметкой о дате поступления документа в Росимущество.

2.3.25. Идентификатор электронной копии документа

При создании документа может использоваться идентификатор электронной копии документа (имя файла на электронном носителе), предназначенный для автоматизированного поиска и контроля информации, который проставляется на каждой странице документа в левой части нижнего колонтитула шрифтом N 8.