11.2. Составление описей дел

11.2.1. Опись дела - учетно-справочный документ, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия состава и содержания, обеспечения оперативного поиска.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; временного (10 и свыше 10 лет) хранения; по личному составу. Отдельные описи могут составляться также на личные дела, категории однородных дел (приватизационные дела, отчеты об определении рыночной стоимости пакетов акций акционерных обществ и другие).

В каждом структурном подразделении ежегодно по установленной форме составляются описи дел, по которым документы сдаются в архив (Приложение N 32).

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

11.2.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией;

порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Росимущества;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если оно состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

Заголовки дел, включаемые в опись, должны соответствовать номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения. Следует иметь в виду, что в заголовках указываются полные названия акционерных обществ, а не аббревиатуры (сокращенные наименования указываются в скобках); названия месяцев пишутся словами, а не цифрами; слова произвольно не сокращаются (используются только общепринятые сокращения: г., обл., и т.д., и т.п.); повторяющиеся даты, сроки хранения и статьи по перечню пишутся полностью, а не словами "То же".

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

11.2.3. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления организационного и документационного обеспечения и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ и лица, передавшего дела.

Один экземпляр описи на бумажном носителе (и в электронном виде) передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

11.2.4. На основе описей дел структурных подразделений отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения (либо специализированная организация под его контролем) под методическим руководством ГА РФ готовит годовой раздел сводной описи дел Росимущества, по которой дела будут переданы на постоянное хранение в ГА РФ, а также описи дел долговременного хранения и дел по личному составу.

К годовым разделам сводной описи дел и к законченной описи дел составляются предисловие, а также, при необходимости, оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

11.2.5. Порядок составления описи, нумерации заголовков дел, составления итоговой записи к годовому разделу описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 11.2.2 настоящей Инструкции.